Hoe automatisering het personeelstekort in hotels opvangt

Kleine en onafhankelijke hotels zijn niet onbekend met multitasking. Ze werken vaak met kleine teams, waarbij het personeel meerdere functies vervult. Sinds de pandemie is er echter een personeelstekort ontstaan, waardoor veel hoteliers nog minder mensen in dienst hebben.
Het is nog moeilijker om mensen te vinden voor functies met veeleisende werktijden, zoals housekeeping of keukenpersoneel, waardoor de druk toeneemt. Omdat de hospitality industrie zich blijft ontwikkelen, wenden veel hoteliers zich tot hotel automatisering om de last te verlichten en de bedrijfsvoering soepel te laten verlopen met minder mankracht.

In deze blog gaan we dieper in op automatiseringssoftware voor hotels, hoe deze het personeelstekort op kan vangen en wat de praktische stappen zijn om deze software te implementeren in jouw accommodatie, ongeacht de grootte ervan.

Klaar om het beheer van je hotel te transformeren? Lees hieronder verder

Wat is hotel automatisering?

Automatisering in hotels houdt in dat technologie wordt gebruikt om verschillende aspecten van de front- en back-end processen te beheren met minimale menselijke handelingen.

Van het inchecken bij de receptie tot het beheer van de housekeeping en gastenservices, automatisering stroomlijnt verschillende systemen om de efficiëntie en nauwkeurigheid te verbeteren. Stel je een systeem voor dat met één druk op de knop automatisch kamers toewijst, facturen verstuurt en gastprofielen bijwerkt, en dat alles zonder ingewikkelde spreadsheets.

Voordelen van technologie voor hotel automatisering

1. Verhoog de efficiëntie en bespaar tijd

Laten we eerlijk zijn: er zitten maar zoveel uren in een dag. Automatisering kan de werkdruk van het personeel verlichten door veelvoorkomende taken over te nemen, zoals reserveringsbevestigingen, betalingen en kamertoewijzingen.

Een geautomatiseerd reserveringssysteem kan bijvoorbeeld onmiddellijk de beschikbaarheid van kamers bijwerken, prijzen aanpassen op basis van de vraag en bevestigingen naar gasten sturen zonder menselijke input. Dat betekent minder fouten, sneller werken en meer tijd voor je team om zich te richten op het tevreden stellen van gasten.

2. Verbeter de gastervaring

Hotel automatisering gaat niet alleen over dingen gemakkelijker maken voor je personeel; het gaat ook over het verbeteren van de gastervaring. Van geautomatiseerd inchecken tot gepersonaliseerde e-mails tijdens het verblijf, hotel automatisering zorgt ervoor dat gasten zich geholpen voelen zonder extra werklast voor je team. Tevreden gasten leiden tot positieve beoordelingen en terugkerende klanten.

3. Verlaag de werklast van het personeel

Door oplossingen voor hotel automatisering te implementeren, kunnen hoteliers een beter hanteerbare werkomgeving creëren. Hotel automatisering vermindert de fysieke en mentale belasting van het personeel, wat leidt tot meer werktevredenheid en mogelijk minder verloop. Op zijn beurt kan dit hotels helpen om consistente serviceniveaus te handhaven en het algemene moreel te verbeteren.

4. Omzet verhogen met slimme prijzen en upselling

Hotel automatisering gaat niet alleen over het besparen van kosten, het kan ook helpen de omzet te verhogen! Geautomatiseerde systemen kunnen kamertarieven aanpassen op basis van realtime vraag (vaak dynamische prijsstelling genoemd) en gasten extra’s aanbieden, zoals kamerupgrades of add-ons, op het perfecte moment. Dit gebeurt allemaal naadloos, zodat je hotel meer kan verdienen zonder extra moeite te doen. dynamische prijsstellinggenoemd) en gasten extra’s aanbieden, zoals kamerupgrades of add-ons, op het perfecte moment. Dit gebeurt allemaal naadloos, zodat je hotel meer kan verdienen zonder extra moeite te doen.

Voorbeeld uit de praktijk: Automatisering in actie

Een kijkje bij Domani Hotels: Hoe hun dagelijkse werkzaamheden zijn veranderd door automatisering

Voor hoteliers die een balans moeten vinden tussen groei en gasttevredenheid, is Domani Hotels een goed voorbeeld van hoe technologie het verschil kan maken.

Eigenaar Dante Martens stond voor de uitdaging om uit te breiden van één naar vier accommodaties en tegelijkertijd alle details in de gaten te houden. Door het alles-in-één platform van RoomRaccoon te implementeren, kon Domani Hotels de werklast met 50% verminderen.

Wat is er veranderd?

• Geautomatiseerde reserveringen: Geen handmatige invoer en dubbelchecken meer.
• Gestroomlijnd kamerbeheer: Moeiteloze controle met een paar klikken.
• Zelf inchecken: Gasten genieten van een naadloze, zelfstandige aankomst.

Het resultaat? Minder stress voor het team en een soepeler, aangenamer verblijf voor de gasten. Stel je voor dat je je dagelijkse werkzaamheden halveert en tegelijkertijd de gastervaring verbetert – klinkt als een win-win, toch?

Belangrijkste kenmerken van een hotel automatiseringssysteem

1. Gebruiksvriendelijke reserveringskalender

Vereenvoudig je reserveringsbeheer met een geautomatiseerde, kleurgecodeerde reserveringskalender. Dit intuïtieve systeem centraliseert al je reserveringen in één gebruiksvriendelijk dashboard.

Voordelen:

• • Uitgebreid overzicht: Zie in één oogopslag de status van betalingen en reserveringen, of ze in behandeling zijn, bevestigd of voltooid.
    
  • Moeiteloos beheer: Eenvoudig reserveringen aanpassen met de sleepfunctie.
    
  • Flexibele verkoop: Promote alternative spaces like conference rooms or parking through a unique ‘Grey Rooms’ feature.
    

2. Geautomatiseerd in- en uitchecken

Handmatig in- en uitchecken kan stressvol en tijdrovend zijn, met papierwerk en repetitieve taken. Automatisch in- en uitchecken stroomlijnt deze processen met een gemakkelijke online check-in link die rechtstreeks naar elke gast wordt gestuurd via e-mail, zodat het personeel niet elke stap handmatig hoeft uit te voeren.

Zo werkt het: Meestal stuurt je property management systeem (PMS) een geautomatiseerde e-mail voor aankomst met een link naar een online registratieformulier. Gasten kunnen aanpasbare velden invullen, zoals ID-nummer, vluchtgegevens en maaltijdvoorkeuren, en afsluiten met een digitale handtekening – taken die het personeel normaal gesproken tot 10 minuten kosten om handmatig in te voeren. Voor een naadloze ervaring kun je overwegen om een digitale kamersleutel of deurcode op te nemen in de check-in e-mail, zodat gasten de receptie volledig kunnen overslaan.

Voordelen:

• Kortere wachttijden: Gasten kunnen in- en uitchecken wanneer het hen uitkomt en meteen naar hun kamer gaan, waardoor de wachttijd tot een minimum wordt beperkt en hun ervaring wordt verbeterd.
• Operationele efficiëntie: Vermindert de werklast van receptiemedewerkers, zodat zij zich kunnen richten op andere werkzaamheden en interacties met gasten.
• Contactloze service: Verbetert de veiligheid en het gemak, vooral belangrijk in de wereld na de pandemie.

3. Gestroomlijnd reserveringssysteem

Met een property management systeem met een geïntegreerde booking engine kunnen gasten direct op je website reserveren met automatische reserveringsbevestigingen en realtime beschikbaarheidsupdates.

Zo werkt het: Het reserveringssysteem biedt onmiddellijke updates over de kamerbeschikbaarheid en prijzen, terwijl de gast een bevestiging van zijn reservering en betaling ontvangt. Dankzij een veilig online betalingssysteem weten zowel het hotel als de gast waar ze aan toe zijn.

Voordelen:

• Gemak van zelfservice: Gasten kunnen de beschikbaarheid en prijzen van kamers controleren en reserveren in de taal en valuta van hun voorkeur zonder dat ze contact met iemand hoeven op te nemen. Dit voegt gemak en comfort toe aan hun ervaring.
  
• Kortingen en add-ons voor directe reserveringen: Hotels kunnen exclusieve arrangementen en add-ons aanbieden via hun websites, die niet beschikbaar zijn op platforms van derden. Dit stimuleert directe reserveringen en verhoogt de omzet.
  
• Snel en foutloos reserveren: Gasten kunnen hun reservering in slechts een paar stappen voltooien, waardoor de kans op fouten bij reserveringen door telefoontjes of e-mails afneemt.
  
• Vertrouwen in online reserveren: Veilige online betalingen en directe reserveringsbevestigingen zorgen voor gemoedsrust. Alle gegevens van gasten worden veilig opgeslagen en zijn gemakkelijk toegankelijk op één centrale locatie.

4. Inzichten die er toe doen

De technologie voor hotel automatisering biedt waardevolle rapporten die een duidelijk beeld geven van de prestaties van je accommodatie. Deze rapporten tonen belangrijke cijfers, zoals het aantal gereserveerde kamers, het verdiende bedrag per kamer en de verblijfsduur van gasten. Dit helpt je betere beslissingen te nemen om de bedrijfsvoering en winst van je hotel te verbeteren.

Eenvoudige statistieken om je op te richten:

• Bezettingsgraad: Hoeveel kamers er gevuld zijn gedurende een bepaalde tijd.
• Gemiddeld dagtarief (ADR): Hoeveel geld je verdient gemiddeld per gereserveerde kamer.
• Omzet per beschikbare kamer (RevPAR): Een combinatie van je bezettingsgraad en gemiddelde dagprijs, die de algemene financiële gezondheid weergeeft.
• Gemiddelde verblijfsduur: Hoe lang gasten doorgaans in je hotel blijven.
• Return on Investment (ROI): Een maatstaf voor de winstgevendheid van je hotel.

Deze rapporten helpen je te zien wat werkt en wat aandacht nodig heeft. Als er minder reserveringen zijn of de gasttevredenheid daalt, weet je precies waarom en kun je aanpassingen doen. Met de juiste inzichten kun je de gastervaring verbeteren, de bezettingsgraad en de omzet verhogen.

5. Moeiteloos geautomatiseerde betalingen

Het afhandelen van betalingen kan vaak een knelpunt zijn in de bedrijfsvoering van een hotel, wat leidt tot frustratie bij zowel personeel als gasten. Geautomatiseerde betaaloplossingen kunnen dit proces vereenvoudigen en ervoor zorgen dat gasten snel en gemakkelijk kunnen betalen, wat hun algehele ervaring verbetert.

Voordelen:

• Naadloze transacties: Gasten kunnen hun betalingsgegevens veilig opslaan, zodat ze transacties met slechts een paar klikken kunnen voltooien – of ze nu een kamer reserveren, roomservice bestellen of hun verblijf upgraden – zonder naar contant geld of pasjes te hoeven zoeken.

• Integratie met systemen:Geautomatiseerde betalingssystemen kunnen worden geïntegreerd met de property management software van je accommodatie, waardoor de kosten direct worden verwerkt op de rekening van de gast voor nog meer gemak. Met één klik kun je betalingen van opgeslagen kaarten verwerken, betaalverzoeken versturen of moeiteloos pinbetalingen initiëren met een geïntegreerde betaaloplossing. Deze integratie minimaliseert handmatige invoerfouten en zorgt voor nauwkeurige facturering.

• Eenvoudige boekingsvoorstellen: Vereenvoudig je offertebeheer met geautomatiseerde boekingsvoorstellen die verblijfsgegevens, betaalverzoeken en vervaldata bevatten. Als er betaald moet worden, kun je digitale templates voor betalingsverzoeken aanpassen en deze direct naar de inbox van gasten sturen – alles op de automatische piloot.

• Verminderde werklast voor het personeel:Door betalingsprocessen te automatiseren, kan het hotelpersoneel zich richten op het bieden van uitzonderlijke service aan gasten in plaats van op het beheren van transacties. Dit leidt tot een verbeterde operationele efficiëntie en stelt het personeel in staat om zich zinvoller bezig te houden met gasten.

Automatiseren voor succes: Beknopte checklist voor hotels

Tot slot

Moeite met het beheer van je hotel? Je bent niet de enige. Personeelstekorten is helaas de realiteit, maar raad eens? Er is een oplossing die hotel automatisering software heet.

Het is alsof je een extra paar handen hebt, waardoor alles van inchecken tot uitchecken soepeler verloopt. Dit betekent dat je team zich niet meer druk hoeft te maken om de kleine dingen en zich kan richten op wat echt belangrijk is: het tevreden stellen van gasten. Het gaat er niet alleen om met de tijd mee te gaan; het gaat erom dat je hotel zich onderscheidt.
Klaar om de werklast te verminderen? Boek een demo om te zien hoe RoomRaccoon je kan helpen je dagelijkse werkzaamheden te vereenvoudigen.