5 Essentiële betaalfuncties die elk hotel in 2025 nodig heeft

Wat maakt geïntegreerde betalingen zo waardevol voor hotels? Het grote verschil zit in de aanpak. In plaats van standaard oplossingen die niet goed aansluiten op je processen (en vaak omwegen nodig hebben), zijn geïntegreerde betaalsystemen speciaal ontwikkeld voor de praktijk van het hotelwezen. Geen one-size-fits-all aanpak, maar slimme, efficiënte betalingen die zorgen dat je omzet blijft draaien — en je gasten snel en soepel kunnen afrekenen.

Dit zijn de 5 onmisbare geïntegreerde betaalfuncties voor 2025 — want moderne betalingen hoeven geen gedoe te zijn.

5 slimme geïntegreerde betaalfuncties voor hotels

1. Dashboard voor terugboekingen en geschillen

Terugboekingen zijn misschien wel het meest frustrerende onderdeel van betalingen. Een gast heeft genoten van zijn verblijf, betaalt netjes — en dan, een maand later, beweert dezelfde gast dat de betaling niet klopt. Heb je geen overzicht of controle? Dan kan zo’n terugboeking je als hotel veel geld kosten. Daarom is een ingebouwd dashboard voor terugboekingen en geschillen in je PMS echt onmisbaar.

Met dit dashboard kun je:

• Geschillen in realtime volgen, zodat je snel kunt handelen voordat je omzet verliest.
• Terugboekingen zelf beheren, in plaats van alles over te laten aan je betaalprovider.
• Meteen meldingen ontvangen wanneer er een nieuwe betwisting binnenkomt, zodat je direct kunt reageren met het juiste bewijs.

Met volledig inzicht in terugboekingen kunnen hotels sneller reageren, omzetverlies beperken en onterechte geschillen makkelijker winnen — zonder te hoeven wachten op externe partijen.

2. Contactloze en mobiele betalingen

Gebruik jij al contactloze betalingen in je hotel? Grote kans dat je gast dat wél verwacht. Gasten willen snel, veilig en zonder gedoe betalen.

Door contactloze betalingen aan te bieden, voldoe je niet alleen aan de verwachtingen van je gasten — je vergroot ook je omzetkansen. Hoe makkelijker je het maakt om af te rekenen, hoe makkelijker gasten “ja” zeggen tegen extra’s zoals een kamerupgrade, een massage of een diner.

Belangrijkste voordelen:

• Snelle en gebruiksvriendelijke betalingen
• Kortere wachttijden bij receptie, bar of restaurant
• Verbeterde hygiëne en veiligheid
• Tevreden gasten en betere reviews

Hotels die contactloze en mobiele betaalopties integreren in hun booking engine, pinapparaat en POS-systeem, profiteren van snellere transacties, minder fouten en een betere gastbeleving.

3. Virtuele portemonnee

Organiseer je regelmatig bruiloften of ontvang je veel zakelijke gasten? Dan ken je vast het gedoe rondom grote vooruitbetalingen: bedragen die je moet bijhouden, terugstorten of verdelen over verschillende reserveringen of diensten. Precies daarvoor is de virtuele portemonnee ontwikkeld. Hiermee beheer je eenvoudig aanbetalingen, vooruitbetalingen en uitgaven van gasten — zonder verwarring of extra administratie. .

Waarom heeft je hotel dit nodig?

• Meer flexibiliteit—Geld vastzetten op één reservering? Niet meer nodig. Met de virtuele portemonnee kun je vooruitbetalingen makkelijk gebruiken voor meerdere verblijven, extra’s of diensten. Ideaal voor bijvoorbeeld bedrijven die het hele jaar kamers boeken.
• Betere gastervaring – Gasten kunnen met hun tegoed alles betalen: overnachting, diner, spa of extra diensten zonder telkens hun creditcard te pakken. Sneller, veiliger en makkelijker voor iedereen.
• Makkelijker terugbetalen of hergebruiken – Reservering geannuleerd? Geen gedoe met terugbetalingen. Het tegoed blijft gewoon in de portemonnee en kan direct ingezet worden voor een volgend verblijf of een andere service.

4. Online in- en uitchecken

De eerste én laatste indruk tellen. Gasten willen niet wachten bij de receptie — ze willen snel inchecken en genieten. En bij vertrek? Liever geen wachtrij, maar direct door.

Uit onderzoek blijkt dat 80% van de reizigers het liefst online incheckt vóór aankomst. Laat gasten zelf online in- en uitchecken, voorkom wachtrijen bij de receptie en geef ze een soepele start en einde van hun verblijf.

Wat levert het je hotel op?

• Geen wachtrijen meer — gasten betalen vooraf online en lopen bij aankomst zo door naar hun kamer.
• Sneller uitchecken – afrekenen kan gewoon via hun telefoon.
• Minder geschillen – automatische facturen zorgen voor duidelijke en foutloze betalingen.
• Tevreden gasten en betere reviews – een snelle, zorgeloze start en einde van hun verblijf zorgt voor een blijvende, positieve indruk.

Met online betalingen tijdens het in- en uitchecken bespaar je tijd bij de receptie, werk je efficiënter en geef je je gasten een soepelere ervaring vanaf het eerste moment.

5. 3D Secure authenticatie

Als het om online betalingen gaat, draait alles om vertrouwen. Met 3D Secure (3DS) geef je gasten een veilig gevoel én bescherm je je hotel tegen fraude en terugboekingen. In 2025 is 3D Secure authenticatie eigenlijk geen optie meer, maar een must-have.

Hoe 3D Secure je hotel beschermt:

• Gasten verifiëren zich snel en veilig via tweestapsverificatie, biometrische gegevens of sms — zonder dat het boekingsproces onnodig ingewikkeld wordt.
• Vermindert terugboekingen en frauduleuze claims, omdat gasten elke betaling actief moeten goedkeuren.
• Extra veilige transacties dankzij PCI DSS en tokenisatie.

💡 Goed om te weten:

Met 3D Secure betalingen is het voor gasten veel lastiger om een terugboeking te winnen. Ze hebben immers zelf de betaling bevestigd tijdens het afrekenen. Dat betekent: meer zekerheid voor jou als hotelier.