Wat is een hotel booking engine?

Een hotel booking engine is een systeem op de website en social media pagina’s van je hotel. De belangrijkste taak is het soepel verwerken van directe online boekingen zonder commissiekosten. Met deze tool kun je je verkoopaanpak optimaliseren, een sterkere relatie met gasten opbouwen en je omzet verhogen.

Hoewel online reisbureaus je hotel bij een breder publiek onder de aandacht kunnen brengen, is het nadeel dat je te maken hebt met hoge commissiekosten. De booking engine helpt je hotel om een balans te vinden in de distributiestrategie en voorkomt dat OTA’s de overhand nemen en je inkomsten verminderen.

Deze blog bevat een uitgebreide handleiding over booking engines voor hotels, inclusief hun functionaliteit, voordelen en hoe hotels deze in gebruik kunnen nemen.

Hoe werkt een booking engine?

De standaardstructuur van een booking engine bestaat uit een pagina waar potentiële gasten hun gewenste verblijfsdata kunnen invoeren. Hierdoor verschijnen de beschikbare kameropties in de booking engine. Als ze hun keuze hebben gemaakt, worden ze naar een beveiligde betaal- of bevestigingspagina geleid om hun boeking af te ronden. Er zijn veel aanbieders van booking engine software en elke booking engine verschilt in functionaliteit en uiterlijk.

Als het boekingsproces te lang duurt met te veel stappen, zullen gasten afhaken. Er zijn veel aanbieders van booking engine software en elke booking engine verschilt in functionaliteit en uiterlijk. RoomRaccoon biedt een eenvoudig, snel en veilig boekingsproces dat in 5 eenvoudige stappen persoonlijke resultaten weergeeft.

RoomRaccoon’s proces voor direct boeken in 5 stappen

Stap 1: De boeker/gast selecteert de data voor zijn verblijf en het aantal gasten, inclusief volwassenen en/of kinderen (met vermelding van leeftijd). Indien het hotel een kortingscode heeft verstrekt, kunnen gasten deze gebruiken om de korting tijdens het boeken te verzilveren.

Stap 2: De boeker/gast bekijkt de beschikbare tarieven en arrangementen op basis van de verstrekte gegevens en kiest de meest geschikte kamer(s).

Stap 3: De boeker/gast kan ook eenvoudig add-ons toevoegen zoals een fles wijn of een bos bloemen om het verblijf persoonlijker te maken.

Stap 4: Na het selecteren van “nu boeken” wordt de boeker/gast doorgestuurd naar een beveiligde betaalpagina om de betaling te voldoen. Als de boeker/gast al eerder in het hotel verbleef, zal het systeem dit herkennen en tijd besparen door automatisch de gegevens in te vullen, inclusief voorkeuren. Het systeem past ook onderhandelde tarieven toe.

Stap 5: De boeker/gast ontvangt een boekingsbevestiging per e-mail met informatie over het aankomende verblijf.

Hoe je een booking engine kunt gebruiken op je social media pagina’s

De link naar je booking engine kun je op creatieve manieren gebruiken op je marketingkanalen om gasten direct te laten boeken. Hier volgen enkele ideeën:

Facebook: De Facebook interactie knop is een handige manier om in contact te komen met potentiële gasten. Het kan ze ook rechtstreeks naar je booking engine leiden voor reserveringen van kamers, wat goed werkt, vooral op mobiele apparaten.

TikTok: Zakelijke TikTok-accounts bieden de optie om een booking engine link toe te voegen aan de beschrijvingen van posts en je kunt het ook toevoegen aan je bio voor eenvoudige toegang.

Instagram: Een zakelijk Instagram-account is het type profiel waarmee je toegang hebt tot gratis zakelijke tools. Je hebt de optie om de booking engine link toe te voegen aan de bio van je pagina. Als je tools zoals Linktree gebruikt, kun je ook eenvoudig een speciale knop maken om volgers aan te moedigen rechtstreeks te boeken.

Top 7 kenmerken van een goed presterende booking engine

Tegenwoordig hebben bijna alle hotels hun eigen website met een booking engine waarmee gasten hun verblijf kunnen boeken. Maar niet alle booking engines zijn gelijk. De hospitality industrie blijft zich ontwikkelen, gasten worden steeds technischer en de concurrentie steeds groter.

Daarom heb je een booking engine nodig die niet alleen boekingen verwerkt, maar ook is uitgerust met functies die kunnen helpen om meer bezoekers om te zetten in boekers. De booking engine van RoomRaccoon biedt meer met moderne functies die het online boekingsproces van je hotel verbeteren.

1. Een widget voor prijsvergelijking

Als je bekend bent met het OTA billboard effect, dan weet je dat reizigers geen overhaaste beslissingen nemen; ze vergelijken graag opties en prijzen. De moderne reiziger gebruikt het liefst Online Travel Agencies (OTA’s) voor het eerste zoekwerk, maar schakelt vaak over naar de website van het hotel zelf voor betere tarieven. Door een widget voor prijsvergelijking zoals Raccoon Price Checker te implementeren, kun jij je gasten tijd besparen door je tarieven op zowel OTA’s als je eigen website weer te geven. Zo kunnen gasten zien dat ze een betere deal krijgen door rechtstreeks te boeken, waarmee hoge commissiekosten worden voorkomen.

2. Kortingscodes genereren

Je booking engine moet in staat zijn om aangepaste kortingscodes te genereren die gemakkelijk kunnen worden verzilverd via de booking engine, wat een wereld aan promotiemogelijkheden opent om loyale gasten aan te trekken en te behouden. De meest voorkomende manier waarop gebruikers van RoomRaccoon deze functie gebruiken is door een directe boekingskorting aan te bieden op hun website via een pop-up bericht. Een manier om terugkerende boekingen aan te moedigen is door eerdere gasten een e-mail te sturen met een kortingscode voor directe boekingen. Je kunt dit nog specialer maken door het naar ze te sturen op hun verjaardag of een andere speciale gelegenheid.

3. Keuzemenu bij meerdere accommodaties

Heb je een hotel met meerdere accommodaties? In plaats van een individuele booking engine voor elke accommodatie, is het gebruik van een multi-property booking engine efficiënter voor gasten om via een keuzemenu een locatie te selecteren. Ze kunnen de beschikbaarheid van de accommodatie bekijken en dienovereenkomstig boeken. Als hotelier profiteer je van gecentraliseerd beheer en een betere bezetting in je gehele portfolio.

4. Add-ons en upsell

Hedendaagse gasten willen meer dan alleen een plek om te slapen; ze willen een ervaring. Ze zijn bereid om meer uit te geven aan extra voorzieningen die hun verblijf kunnen verbeteren. Als hotelier is het essentieel om te profiteren van deze kans door een booking engine te gebruiken waarmee gasten add-ons kunnen boeken voor andere diensten die je aanbiedt. Dit zal uiteindelijk je totale omzet per beschikbare kamer. verhogen. Kijk eens naar de verschillende boekbare add-ons voor een self-catering lodge.

5. Kamertoewijzing

Als je te maken hebt met groepsevenementen zoals feesten en bruiloften, dan weet je misschien hoe ingewikkeld het kan zijn om de kamertoewijzing te coördineren met een boeker. Een van de meest waardevolle functies van RoomRaccoon’s booking engine is Room Allotment, waarmee je kamers kunt toewijzen aan een groepsprofiel en een aangepaste booking engine link kunt sturen naar de weddingplanner of de hoofdboeker. De aangepaste booking engine zal alleen de kamers tonen die zijn toegewezen aan het evenement. In het geval van een bruiloft kunnen gasten hun eigen kamers boeken en de add-ons kiezen die ze willen. Zonder gedoe!

6. White label

Je moet de mogelijkheid hebben om de booking engine aan te passen aan je merkidentiteit. White labeling zorgt ervoor dat jouw hotelnaam tijdens het hele boekingsproces op de voorgrond blijft staan. Van de URL tot de bevestigingsdocumenten, het draait allemaal om de identiteit van je hotel. Deze consistentie helpt bij het opbouwen en versterken van de naamsbekendheid.

7. Yield management

Seizoensgebonden tarieven zijn belangrijk voor hotels. Het is echter goed om te weten dat de vraag naar hotelkamers ook buiten het hoogseizoen kan fluctueren, vooral tijdens grote evenementen in de omgeving. Zo steeg de bezettingsgraad van hotels tot 90% tijdens de Eras Tour van Taylor Swift.. Daarom is het belangrijk om de vraag in de gaten te houden en de kamerprijzen daarop af te stemmen om de inkomsten en bezettingsgraad te maximaliseren. Een booking engine met intelligente prijstools zoals een Yield Manager kan een groot verschil maken voor je resultaat. 

Voordelen van het gebruik van een hotel booking engine

Ik gebruik het liefst OTA’s om mijn kamers te verkopen, te promoten en te beheren omdat het eenvoudiger is.

OTA’s zijn handig omdat ze de klantrelaties, het boekingsbeheer en de betalingen namens de hotels afhandelen. Het grote nadeel is echter de forse commissie per boeking die hotels betalen voor het gebruik van deze service. Daarom is een strategische balans tussen OTA’s en directe boekingen financieel interessanter. Als je prioriteit geeft aan directe boekingen, verlaag je niet alleen de commissiekosten, maar profiteer je ook van extra voordelen, zoals:

Loyaliteit van gasten: Gasten die rechtstreeks via de website van een hotel boeken, zullen eerder terugkomen. Dit komt omdat gasten vanaf het begin een persoonlijke, transparante en vertrouwde ervaring hebben in plaats van de onpersoonlijke OTA-route. Een booking engine speelt een cruciale rol in de beginfase van het gasttraject waarbij de positieve interacties tijdens het directe boekingsproces bijdragen aan een hogere klantloyaliteit.

OTA billboard effect: OTA’s kunnen krachtige marketingtools zijn die indirect je directe boekingen stimuleren. Dat komt omdat reizigers die online een accommodatie vinden die op een OTA, geneigd zijn om de website van de accommodatie te bezoeken voor een betere deal of meer informatie. Als je een booking engine hebt geïmplementeerd met een concurrerend tarief voor directe boekingen, profiteer je van commissievrije boekingen!

Grip op de klantenbinding: Als je de controle hebt over je eigen boekingen, kun je een betekenisvolle relatie met je gasten opbouwen waarin jouw bedrijf, ethos en waarden centraal staan. Dit is ideaal voor moderne reizigers die zich verbonden willen voelen met de bedrijven/hotels die ze kiezen.

Toegang tot meer boekingsgegevens: Je hebt toegang tot meer boekingsgegevens, waardoor je op de hoogte kunt blijven van de voorkeuren van je gasten, belangrijke gastgegevens kunt opslaan voor marketing na het verblijf en boekingsvoorwaarden kunt instellen.

Hier zijn een aantal zaken die je kunt regelen met de booking engine van RoomRaccoon:

• Kies de informatievelden die gasten moeten invullen (naam, e-mailadres, aankomsttijd, dieetwensen, etc).
• Kies een bedrag voor vooruitbetaling (%) of volledige betaling.
• Stel voorwaarden in zoals de uiterlijke aankomsttijd en het maximaal boekbare verblijf.
• Personaliseer het bevestigingsdocument van de boeking met een welkomstgroet en de boekingsgegevens.
• Krijg een concurrentievoordeel door unieke tarieven en arrangementen aan te bieden waarmee je accommodatie zich onderscheidt.

11 hamvragen voor het kiezen van een booking engine

Aan het rondkijken voor booking engine software? Wees goed voorbereid! Hier zijn de belangrijkste vragen die je aan aanbieders kunt stellen, zodat je de werking van de software beter begrijpt en zeker weet dat het een goede investering is.

1. Hoe kan ik mijn tarieven en beschikbaarheid beheren?

Een krachtige booking engine moet een reserverings- of property management systeem hebben dat je inventaris (beschikbaarheid en tarieven) opslaat. Dit maakt het gemakkelijk voor reserveringsmanagers om probleemloos items toe te voegen, te wijzigen en te verwijderen uit je inventaris zonder bestaande boekingen te veranderen. Bovendien kan het terugkerende gasten herkennen, waardoor je een meer persoonlijke boekingservaring kunt bieden.

Door de koppeling met je reserveringskalender zorgt het systeem ervoor dat je beschikbaarheid altijd up-to-date is. Dit betekent dat wanneer een gast een boeking maakt, zij erop kunnen vertrouwen dat de kamer die ze willen beschikbaar is.

De booking engine van RoomRaccoon werkt samen met onze geïntegreerde channel management software om ervoor te zorgen dat alle boekingen van OTA’s en kanalen van derden worden gesynchroniseerd met je reserveringskalender. Dit elimineert het risico op overboekingen en zorgt voor een consistent, accuraat beeld van je bezettingsgraad op alle kanalen.

2. Is het snel en gebruiksvriendelijk?

Het proces om een kamer te boeken moet snel, betrouwbaar en probleemloos zijn.

Potentiële gasten moeten hun aankomst- en vertrekdatum en het aantal gasten kunnen selecteren om geschikte kameropties te bekijken. Wat als je vooreen bepaalde datum bent volgeboekt? De booking engine van RoomRaccoon stelt automatisch de dichtstbijzijnde alternatieve data voor om de opties te diversifiëren. En als je meerdere accommodaties beheert, is ons keuzemenu ideaal voor het verhogen van de bezettingsgraad in je gehele portfolio.

Tip: Het is handig om het boekingsproces te testen vanuit het oogpunt van een potentiële gast.

3. Is het responsief?

Mobiel boeken wordt steeds populairder.

Je booking engine moet zich kunnen aanpassen aan de verschillende soorten apparaten die reizigers gebruiken, zodat de boekingservaring op een mobiel of tablet net zo soepel verloopt als op de desktopversie. De tekst en afbeeldingen moeten duidelijk zijn en eenvoudig aan te klikken.

Tip: Google geeft de voorkeur aan websites die functioneel zijn op zowel desktop als mobiel. Daarom stuurt Google meer verkeer naar websites die een betere gebruikerservaring bieden voor mobiele gebruikers.

4. Hoe kan ik inspelen op internationale reizigers?

Niemand vindt het leuk om tijdens het online boeken valuta om te moeten rekenen. Internationale reizigers vormen een zeer winstgevende markt om je op te richten, omdat ze de neiging hebben langer te blijven en te genieten van kamer upgrades en extra voorzieningen.

Om effectief op deze doelgroep in te spelen, is het belangrijk dat de booking engine die je kiest meertalig is en naadloos kan omgaan met verschillende valuta.

5. Is het aan te passen aan de stijl van mijn hotel?

Je streeft naar een naadloze ervaring voor potentiële gasten vanaf het moment dat ze op je website terechtkomen tot het moment dat ze boeken via je booking engine. Als je booking engine er heel anders uitziet dan de uitstraling van je website, kan dat leiden tot wantrouwen.

Een moderne online booking engine moet aanpassingsmogelijkheden bieden. Met de booking engine van RoomRaccoon heb je de mogelijkheid om een uniforme ervaring te creëren door het logo, de kleuren en de lettertypen. van je booking engine te personaliseren. Bovendien kun je eenvoudig meer dan 20 afbeeldingen uploaden voor elke kamercategorie.

6. Kan ik meerdere tariefplannen aanbieden en extra diensten verkopen?

OTA’s hanteren meestal vaste tarieven, maar het voordeel van een eigen booking engine op je website is de flexibiliteit om je tarieven en arrangementen af te stemmen op je bedrijfsdoelen en je gasten tevreden te stellen.

Dankzij deze mogelijkheden kun je verschillende tarieven aanbieden voor dezelfde kamer, afhankelijk van de verschillende arrangementen en inbegrepen voorzieningen, zoals een bed & breakfast-tarief of enkel de kamer, restitueerbare of niet-restitueerbare tarieven voor dezelfde kamer. De booking engine van RoomRaccoon gaat nog een stapje verder door je gasten in staat te stellen hun verblijf te personaliseren met verschillende add-ons die ze bij hun accommodatie kunnen boeken. Heel handig!

7. Kan ik online betalingen veilig verwerken?

Een essentieel onderdeel van het beheren van je boekingservaring is het hebben van volledige controle over betalingen en boekingsvoorwaarden. De optie om een volledige of gedeeltelijke betaling te ontvangen tijdens het boeken kan last-minute annuleringen en no-shows voorkomen. RoomRaccoon biedt ook het gemak van online inchecken, zodat gasten hun registratie kunnen voltooien en een paar dagen voor aankomst kunnen betalen.

Als het gaat om online betalingen in de hospitality industrie, is het belangrijk om prioriteit te geven aan veilige en betrouwbare online betalingen. Om dit te realiseren is het aan te raden om een gateway te gebruiken die voldoet aan hoge beveiligingsstandaarden zoals 3D secure two-factor authenticatie. De geïntegreerde betalingsgateway van RoomRaccoon, RaccoonPay, zorgt voor een veilige uitwisseling van betalingsgegevens tussen hotels en gasten. Het centraliseert ook alle financiële informatie op één locatie, waardoor het eenvoudiger wordt om transacties te registreren en te controleren.

8. Betaal ik commissie voor directe boekingen?

Het voordeel van het beheren van je eigen boekingen is dat je al je inkomsten mag houden. Maar niet alle aanbieders van booking engines bieden dit voordeel. Het is cruciaal om te informeren of ze een commissie vragen voor je boekingen als je nieuwe software opties bekijkt.

RoomRaccoon heeft al meer dan een miljoen commissievrije directe boekingen verwerkt!

9. Kan ik mijn booking engine koppelen aan Google?

Als je je directe boekingen wilt stimuleren, moet je Google Hotel Ads (GHA) opnemen in je distributiestrategie. Het Pay-Per-Stay programma werd in 2020 gelanceerd op het juiste moment, toen annuleringen tijdens de pandemie een recordhoogte bereikten.

In plaats van te betalen voor elke klik of transactie, betaal je Google nu pas een commissie nadat de gast heeft overnacht. Hotel managers zijn een groot voorstander van het risicovrije model, dat verantwoordelijk is voor een groot deel van de directe inkomsten.

In tegenstelling tot OTA’s stuurt GHA gasten rechtstreeks naar de booking engine van je hotel, waardoor je volledige controle hebt over de boekingservaring. RoomRaccoon is een gecertificeerde connectiviteitspartner van Google, wat betekent dat je de advertenties direct kunt activeren zonder gedoe met instellen.

10. Hoe kan ik mijn online marketingcampagnes bijhouden?

Voer je advertentiecampagnes uit op platforms zoals Google of Meta? Dan is het cruciaal dat je booking engine het mogelijk maakt om conversie-tracking codes van deze platforms te gebruiken. Dit geeft je marketingteam inzicht in hoe effectief je booking engine is in het omzetten van bezoekers naar daadwerkelijke boekingen.

Met de booking engine van RoomRaccoon kun je Google Tag Manager (GTM) gebruiken om specifieke gebeurtenissen vast te leggen en naar GA4 te sturen.

Meer over de gebeurtenissen die je kunt volgen lees je hier.

11. Kan ik de booking engine gratis uitproberen?

Voordat je besluit om je te binden, is het belangrijk om gebruik te maken van een proefperiode. Gedurende deze periode kun je verschillende tariefconfiguraties uitproberen, aanpassingsmogelijkheden bekijken en zien hoe de booking engine eruit ziet vanuit het oogpunt van een gast. Deze praktijkervaring zal je helpen weloverwogen beslissingen te nemen en je zekerder te voelen over de gekozen software.

RoomRaccoon biedt een vrijblijvende gratis proefperiode van 30 dagen.. Probeer het vandaag nog!

Handige tools om te gebruiken in combinatie met je booking engine

Het is cruciaal dat een booking engine kan integreren met andere systemen die je gebruikt om de precisie en efficiëntie van de back-end werking van je accommodatie te garanderen.

Een praktische oplossing voor kleinschalige en onafhankelijke hotels is alles-in-één hotel management software die volledig is uitgerust met de belangrijkste tools die je nodig hebt om je bedrijf effectief te runnen, waaronder een booking engine, property management systeem, channel manager en Google Hotel koppeling.

1. Property Management Systeem (PMS)

Een PMS is software die de back- en front-end activiteiten van je accommodatie regelt en is een belangrijke integratie voor elke booking engine. Met modules zoals Property set-up, Reserveringen, Boekers en gasten, Documenten, Rapportage, Financiën, Housekeeping en Betalingen, biedt RoomRaccoon’s PMS je een complete property management ervaring.

RoomRaccoon’s PMS met een ingebouwde booking engine synchroniseert automatisch de beschikbaarheid en maakt het bijwerken of wijzigen van tarieven eenvoudig. Bovendien worden nieuwe reserveringen automatisch toegevoegd aan de reserveringskalender zodat je ze gemakkelijk kunt bekijken.

2. Channel Manager

Een Channel Manager is een zeer belangrijk instrument waarmee hotels op meerdere kanalen tegelijk kunnen verkopen. Het zorgt ervoor dat je beschikbaarheid altijd up-to-date is, ongeacht waar je gasten boeken; rechtstreeks op je website of via een OTA zoals Booking.com. Dit bespaart tijd en moeite en het voorkomt overboekingen.

RoomRaccoon is in 2023 uitgeroepen tot ’s werelds beste channel manager door de World Travel Tech Awards.

3. Google Hotel Ads

Een andere belangrijke tool die je naast je booking engine kunt gebruiken is Google. Google advertentiecampagnes voor hotels laten niet alleen je scherpe directe tarieven zien, maar bieden ook een naadloze boekingsoptie, waarbij potentiële gasten rechtstreeks naar je booking engine worden geleid. Gebruik het om te concurreren met de grote OTA’s en profiteer van meer directe boekingen. Houd er rekening mee dat Google alleen samenwerkt met gecertificeerde booking engine partners zoals RoomRaccoon.

Lees meer over Google Ads voor hotels in onze uitgebreide handleiding.

Aanbieders van booking engines voor hotels

Er zijn talloze aanbieders van hotel booking engines op de markt, elk geschikt voor verschillende soorten accommodaties, zoals onafhankelijke hotels, hotelketens, boetiekhotels en bed & breakfasts.

RoomRaccoon, favoriet bij onafhankelijke hotels en andere accommodaties zoals bed & breakfasts, appartementen en hostels, biedt een alles-in-één platform met een geïntegreerde booking engine voor hotels die hoteliers alles biedt wat ze nodig hebben om commissievrije directe boekingen te ontvangen, de service voor gasten te personaliseren, hun omzet te verhogen en tijd te besparen.

Hoe implementeer je een booking engine op je hotelwebsite?

Als je eenmaal een aanbieder hebt gekozen, moet het eenvoudig zijn om je booking engine te implementeren op je website.

De meeste booking engine aanbieders kunnen zonder problemen integreren met je bestaande website. Als je nog geen website hebt, maak je dan geen zorgen; er zijn aanbieders zoals RoomRaccoon die website builders aanbieden waarmee je er gemakkelijk een kunt maken.

Gebruik RoomRaccoon’s hotel booking engine om directe boekingen te stimuleren en gasten tevreden te stellen

De RoomRaccoon hotel booking engine verwerkt niet alleen directe boekingen op je website, maar is ontworpen met functies die hogere conversiepercentages en boekingswaarden stimuleren.

De robuuste, eenvoudige en volledig geoptimaliseerde booking engine van RoomRaccoon zal je helpen om directe boekingen een boost te geven en de inkomsten van je hotel te laten groeien.

• Verhoog directe inkomsten: Ontvang directe boekingen zonder commissies van je website, social media pagina’s en metasearch kanalen zoals Google.
• Verbeter de gastervaring: Creëer een naadloze boekingservaring, biedt gepersonaliseerde verblijven en wees geoptimaliseerd voor elk apparaat.
• Blijf in controle en houd het eenvoudig: Beheer moeiteloos je reserveringen, verwerk betalingen en krijg waardevolle inzichten.

Ervaar het zelf door vandaag nog een gratis demo te boeken!