PMS systeem: Werk eenvoudiger en verbeter de gastervaring
Bespaar tijd op taken zoals gastcommunicatie, betalingen, reserveringen, uitchecken en meer. Optimaliseer de gastervaring door automatisering met RoomRaccoon's Property Management Systeem.
Vraag een demo aan
Vul onderstaand formulier in om een demo te boeken.
Bespaar meerdere uren per dag
Door routineklussen te automatiseren, heeft je team meer tijd om zich te richten op je gasten. Maak van elk verblijf een 5-sterren ervaring!
Naadloos gasttraject
Van de zoekopdracht tot na het verblijf, elk contactmoment verloopt soepel met duidelijke communicatie en personalisatie die de gastloyaliteit vergroten.
Meer omzet, minder inspanning
Ons PMS is uitgerust met functies om je te helpen een succesvol bedrijf te runnen in een dynamische branche.
De gebruiksvriendelijke en efficiënte PMS voor hotels
Documenten
Wil je beter en sneller communiceren met je gasten? Met RoomRaccoon's hotel PMS kun je berichten personaliseren en automatiseren, zodat ze altijd op het perfecte moment worden verstuurd.
Zeg vaarwel tegen standaardberichten en tijdrovend heen-en-weer mailen. Maak het simpel en zorg voor een soepelere gastervaring!
Groepsreservering
Makkelijk reserveringen beheren voor groepsreizen, zakelijke groepen en evenementen? RoomRaccoon regelt het! Ons systeem is ideaal als je meer uit groepsreserveringen wilt halen.
Reserveringen
Maak je dagelijkse overzicht makkelijker met de handige en gebruiksvriendelijke kalender van RoomRaccoon. Dankzij de kleurcodering zie je in één oogopslag hoe het zit met je reserveringen!
Mijn accommodatie
Maximaliseer het succes van je accommodatie met ons hotel management systeem! Pas je kamercategorieën, tarieven, add-ons en toeslagen voor kinderen eenvoudig aan om alles naar je hand te zetten.
Reserveringsoverzicht
Alles wat je nodig hebt voor gastenbeheer op één pagina! Direct toegang tot de belangrijkste details van een gastverblijf: data, kamertype, gastinfo en meer. Maak het inchecken een fluitje van een cent en boost de gastervaring met handige functies zoals geplande herinneringen en boekersprofielen.
Kalender
- Je kunt eenvoudig een kamerreservering verschuiven of upgraden met de sleepfunctie.
- Zweef met de muis over een reservering om extra details te bekijken.
- Wil je losse ruimtes zoals vergaderzalen of parkeerplekken verkopen en factureren? Gebruik dan onze handige 'Grijze kamers'-functie!
Reserveringen hebben een kleurcode op basis van de huidige status, zodat je ze gemakkelijk kunt bekijken.
Reserveringslijst
Met het property management systeem van RoomRaccoon maak je eenvoudig reserveringsrapporten voor een specifieke dag. Pas ze helemaal aan zoals jij het wilt en krijg een duidelijk overzicht van al je reserveringsinfo.
F&B-lijst
Houd je bestellingen voor eten en drinken (F&B) bij met filters voor ontbijt, lunch en diner en weet precies wat je nodig hebt! Je kunt je F&B lijst ook delen met je keuken door deze uit te printen of te e-mailen.
Housekeeping-lijst
Filter op dag en kamerstatus om alle lopende en geplande schoonmaaktaken te regelen. Je kunt de lijst helemaal naar wens aanpassen door kolommen te bewerken en specifieke instructies via e-mail naar je team te sturen.
Categorieën en kamers
Je kunt verschillende kamercategorieën toevoegen en kamers binnen die categorieën indelen.
- Voeg pakkende beschrijvingen toe.
- Upload tot wel 25 foto’s per categorie!
- Maak boekbare add-ons voor je gasten.
- Voeg tariefplannen toe.
- Stel de maximale bezetting in voor zowel volwassenen als kinderen.
Tariefplannen
Stel je eigen tariefplannen samen en gebruik de handige sleepfunctie om ze in de juiste volgorde te zetten in de booking engine.
- Voeg voorwaarden toe, zoals minimum verblijven of vooruitbetalingen.
- Maak het makkelijk met afgeleide tarieven voor snellere tariefwijzigingen.
- Stel dynamische prijsregels in, zodat de tarieven automatisch veranderen op basis van kamerbeschikbaarheid en hoe ver van tevoren een gast boekt.
Meer info over het koppelen van OTA-tariefplannen vind je hier.
Add-ons
Bied extra’s aan zoals ontbijt, fietsverhuur of spabehandelingen om je inkomsten te verhogen.
Je kunt deze add-ons verkopen via de booking engine of RaccoonUpsell, ons digitale servicemenu voor gasten. Ze kunnen ook handmatig aan reserveringen worden toegevoegd.
Toeslagen voor kinderen
Maak van je hotel de ideale bestemming voor gezinnen! Stel tariefregels voor kinderen in, inclusief toeristenbelastingen en toeslagen.
Onderhandelde tarieven
Sla speciale tarieven op in het boekersprofiel en laat loyale gasten of reisagenten deze direct reserveren via de RoomRaccoon Booking Engine.
Room Allotment
Maak groepsboekingen op maat door kamers en verblijfsdata toe te wijzen aan een groepsprofiel. Of het nu gaat om bruiloften of zakelijke events, bied flexibele opties zoals:
- Een aangepaste booking engine-link zodat gasten zelf hun kamer kiezen.
- Kamers toewijzen als hotelier voor volledige controle.
Check-in tijden per kamer
Maak het inchecken soepel door gasten hun verwachte aankomsttijd online te laten doorgeven. Zo heb je een handig overzicht van alle aankomsttijden in de reservering.
Add-ons voor specifieke kamers/per dag
Voeg eenvoudig extra’s toe aan specifieke kamers of data binnen een groepsboeking. Perfect voor dagelijkse roomservice, gastbeheer en inzicht in je omzet.
Boekersprofiel
Sla belangrijke info op in het boekersprofiel, zoals contactgegevens en gastvoorkeuren. Handig: je kunt ook speciale tarieven aan een boeker koppelen!
Gastgegevens
Bekijk alle gastgegevens: boekingsdata, kamertype, aantal gasten, speciale verzoeken, contactinfo en meer. Maak inchecken supersimpel door gasten vooraf online hun gegevens in te laten vullen of door een tablet/iPad bij de receptie te gebruiken.
Herinneringen instellen
Heb je een drukke dag? Geen stress! Met RoomRaccoon's herinneringsfunctie houd je alles onder controle. Voeg bijvoorbeeld een speciale housekeeping taak of een verjaardagsverrassing toe aan een reservering. Plan herinneringen vóór of na aankomst en zorg dat alles perfect geregeld is.
Add-ons en extra kosten
Wil je extra's toevoegen aan een reservering? Denk aan een fles champagne of een late check-out! Via de POS-koppeling voeg je makkelijk add-ons en extra kosten toe tijdens het verblijf van de gast.
Facturatie
Controleer en bewerk facturen per reservering. Je kunt ze zelfs splitsen of direct naar gasten mailen.
Betalingen
Bekijk betalingen en openstaande bedragen in één overzicht. Belast de opgeslagen creditcard, pre-authoriseer betalingen of stuur een betaalverzoek naar je gasten. Met een gekoppeld RaccoonPay pinapparaat kun je betalingen bij de receptie in één klik afhandelen. Zo wordt betalen nóg makkelijker!
Reservering
Bevestiging
Bevestig je reserveringen met de details van het verblijf en een reserveringsnummer ter referentie.
Annulering
Bevestig annuleringen en nodig gasten uit om opnieuw te reserveren.
Bevestiging terugkerende gast
Verwelkom terugkerende gasten met een persoonlijk bericht.
Bevestiging OTA
Personaliseer bevestigingsmails voor gasten die via een OTA hebben gereserveerd.
Na het verblijf
Spoor gasten aan om opnieuw te reserveren met een kortingscode voor directe reserveringen.
Reserveringsvoorstel
Reageer op reserveringsaanvragen van gasten via je website, e-mail of telefoon met een op maat gemaakt voorstel. Na bevestiging en vooruitbetaling wordt de reservering automatisch goedgekeurd en verandert de status van 'Optie' naar 'Bevestigd'.
Voor aankomst: online check-in verzoek
Herinner gasten aan hun verblijf en vraag ze om online in te checken. Gebruik RaccoonUpsell om extra’s te verkopen via het digitale servicemenu tijdens dit contactmoment.
Personaliseer je gastregistratie met velden zoals vluchtnummers en dieetwensen.
Betalingsverzoek
Stuur een beveiligd betalingsverzoek rechtstreeks naar de inbox van de gast.
Zelf uitchecken voor gasten
Stuur een online verzoek naar gasten met informatie over het uitchecken en een veilige betalingsoptie voor het openstaande saldo.
WhatsApp berichten
Blijf in contact met je gasten via WhatsApp. Open een chat door op hun mobiele nummer in de reservering te klikken en stuur ze direct een bericht, zonder dat je handmatig hun contact moet toevoegen.
Gepersonaliseerde documenten
Maak e-mailtemplates die je volledig kunt aanpassen met systeemlabels, zodat ze precies passen bij de behoeften van je bedrijf.
Populaire premium upgrades
Meer handige tools om je bedrijf te verbeteren. Voorzie je accommodatie van de juiste functies die zorgen voor betere prestaties en meer betrokkenheid van je gasten.
RaccoonHousekeeping
Beheer je housekeeping en onderhoud en verbeter de communicatie tussen je teams met de handige housekeeping webapp.
RaccoonRev
Optimaliseer je prijsstrategie met waardevolle inzichten van concurrenten en pas tarieven aan op basis van de vraag met behulp van dynamische prijsbepaling.
RaccoonUpsell
Verhoog je omzet door kamerupgrades en extra diensten aan te bieden via een digitaal servicemenu voor gasten.
Website Builder
RoomRaccoon's Website Builder maakt het super makkelijk om een professionele website te maken met kant-en-klare templates.
Een centraal platform om de omzet te verhogen, bedrijfsvoering te stroomlijnen en gasttevredenheid te verhogen
We laten je graag de mogelijkheden van RoomRaccoon zien. Vraag vandaag nog een gratis demo aan.
Rapportage
RoomRaccoon’s hotel PMS geeft je alle inzichten die je nodig hebt. Je kunt gedetailleerde omzetrapporten bekijken, inclusief belangrijke cijfers zoals RevPAR, TrevPAR, bezettingsgraad en nog veel meer.
Veelgestelde vragen over property management software
Een goed PMS heeft meestal functies zoals:
- Reserveringsbeheer: Snel en eenvoudig reserveringen aanpassen, verlengen of upgraden.
- Gastcommunicatie: Automatisch e-mails versturen voor bevestigingen, aanbetalingen en inchecken.
- Channel manager: Automatisch bijwerken van beschikbaarheid en prijzen op platforms zoals Booking.com, Airbnb en Expedia.
- Online betalingen: Eenvoudig betaalverzoeken verzenden en betalingen verwerken.
- Housekeeping: Automatisch bijhouden van de kamerstatus en het maken van takenlijsten.
- Rapportage: Duidelijk inzicht in je omzet en prestaties.
Met een cloudgebaseerd PMS hoef je geen eigen server te onderhouden. Je logt simpelweg online in en profiteert van:
- Toegang waar en wanneer je maar wilt (via laptop, tablet of smartphone).
- Geen handmatige software-updates, de leverancier regelt dit automatisch.
- Veilige gegevensopslag in goed beveiligde datacenters.
- Makkelijke samenwerking met je team, zelfs op afstand.
Zeker niet. Een PMS is juist heel waardevol voor kleinere accommodaties zoals bed & breakfasts, hostels en boutique hotels. Omdat de software schaalbaar is, betaal je alleen voor de functies die je nodig hebt. Als je bedrijf groeit, kun je het systeem eenvoudig uitbreiden. Bij RoomRaccoon zijn extra functies beschikbaar als upgrades, zoals geavanceerde housekeeping, upselling, inzicht in concurrenten en meer.
Ja, dat kan! Sommige systemen, zoals RoomRaccoon, bieden een alles-in-één oplossing. Daarmee krijg je niet alleen een PMS, maar ook een channel manager en een booking engine voor je eigen website. Dit betekent dat je je tarieven en beschikbaarheid beheert vanaf één platform, gasten direct laat reserveren via je website en je kanalen zoals Booking.com, Expedia of Airbnb automatisch synchroniseert.
De kosten verschillen per aanbieder en hangen vaak af van het aantal kamers en de functies die je nodig hebt. Bij RoomRaccoon krijg je een compleet arrangement met een PMS, booking engine en channel manager via een maandelijks of jaarlijks abonnement. Kies je voor een jaarabonnement? Dan krijg je ook nog eens korting! Deze alles-in-één oplossing is meestal voordeliger dan losse systemen én bespaart je een hoop tijd.
Dit hangt af van:
- De grootte van je accommodatie (aantal kamers en kamertypes).
- De complexiteit van je tarieven en arrangementen.
- De training van je team en eventuele integraties met andere systemen of speciale verzoeken.
Bij RoomRaccoon duurt de overstap meestal twee weken tot een maand. Een onboarding-team begeleidt je stap voor stap bij het instellen van je systeem en het importeren van bestaande reserveringen.
Bij de meeste aanbieders kun je je bestaande reserveringen, gastgegevens en andere belangrijke informatie importeren in het nieuwe systeem. Zo kun je meteen aan de slag met een volledig bijgewerkte agenda zonder alles opnieuw handmatig in te voeren. Bij RoomRaccoon regelen we de beveiligde gegevensimport voor je tijdens de onboarding, zodat de overstap soepel verloopt.
Controleer of het PMS dat je kiest verbinding kan maken met:
- Boekhoudsoftware (zoals Exact of Twinfield).
- Slimme deursloten (zoals RemoteLock of Flexipass).
- POS (point-of-sale) systemen voor restaurants en bars (zoals Lightspeed of unTill).
- Revenue management systemen (zoals RoomPriceGenie of RevControl).
- Virtuele conciërge voor gastcommunicatie (zoals GuestTalk of Lacoly).
Het hebben van de juiste integraties automatiseert veel taken en voorkomt dubbel werk.
Jazeker! De meeste aanbieders van hotelsoftware helpen je op weg met onboarding en training, zodat jij en je team snel aan de slag kunnen en alle functies onder de knie krijgen. Bij RoomRaccoon kies je zelf een onboarding programma dat bij jouw planning en behoeften past.
Na de onboarding krijg je een success manager die je helpt om alles uit het systeem te halen en nieuwe kansen te ontdekken. Daarnaast krijg je toegang tot een helpcentrum met artikelen en video’s én kun je altijd terecht bij ons toegewijde supportteam.
