Hoe werkt een hotelreserveringssysteem precies?

Een hotel reserveringssysteem (HRS) is een geavanceerde software applicatie ontworpen om boekingen te automatiseren en betalingen, gastgegevens, kamerbeschikbaarheid en de algemene bedrijfsvoering te beheren. Een goed systeem biedt een gebruiksvriendelijke interface voor gasten, realtime updates over de kamerbeschikbaarheid en vereenvoudigt veilige transacties. Het systeem moet de operationele efficiëntie verbeteren, rapportage tools bieden en integreren met andere hotel management modules voor een naadloze gastervaring.

Zodra de gegevens zijn verzameld worden ze doorgestuurd naar het Property Management Systeem (PMS) of de reserveringskalender. Een PMS kan extra functies bieden, zoals een geïntegreerde booking engine en channel manager en andere handige tools, zoals automatische bevestigingsmails voor reserveringen.

Met een reserveringssysteem kan perfect worden ingespeeld op de behoeften van de hedendaagse online boeker. Potentiële gasten willen snel toegang tot informatie zoals kamerprijzen, beschikbaarheid voor specifieke data en kunnen boeken zonder externe hulp. Ze kunnen ook meteen een aanbetaling doen om de reservering vast te leggen.

Hoe werkt een hotel reserveringssysteem?

Een reserveringssysteem voor hotels houdt een database bij van beschikbare kamers, behandelt boekingen in realtime, verwerkt betalingen op een veilige manier en genereert bevestigingen voor gasten en hotels. Het stroomlijnt het hele boekingsproces en biedt daarmee efficiëntie en gemak voor alle betrokken partijen.

Het proces wordt hieronder gespecificeerd:

Wat is het verschil tussen een hotel reserveringssysteem en een booking engine?

Een hotel reserveringssysteem en een booking engine zijn beide softwareprogramma’s die gebruikt worden in de hospitality industrie, maar ze hebben verschillende functies en doeleinden. Hieronder lees je het verschil:

Wat zijn de voordelen van een hotelreserveringssysteem?

Een hotel reserveringssysteem is een onmisbaar hulpmiddel met vele voordelen waarmee je jouw bedrijf drastisch kunt transformeren.

Van het maximaliseren van de bezettingsgraad en het stroomlijnen van de werkzaamheden tot het verbeteren van de gasttevredenheid en het verhogen van de omzet, het is een essentiële oplossing die het succes een enorme impuls kan geven. Dit zijn slechts enkele voordelen van een hotel reserveringssysteem:

1. Bespaar tot 4 uur per dag

Door het bijwerken van reserveringen vanuit meerdere distributiekanalen te automatiseren, bespaart een hotel reserveringssysteem hoteliers veel tijd.

Handmatige taken zoals het beheren van beschikbaarheid en tarieven van verschillende kanalen kunnen zo gestroomlijnd en moeiteloos worden uitgevoerd. Met actuele tarieven en beschikbaarheid die automatisch door de software worden bijgewerkt, wordt het risico op overboekingen geminimaliseerd, wat zorgt voor een soepeler proces in je hotel.

Dankzij deze tijdbesparende oplossing kunnen hoteliers zich richten op het leveren van uitzonderlijke gastervaringen, het optimaliseren van omzetstrategieën en het nemen van weloverwogen beslissingen om de algehele efficiëntie en winstgevendheid te verbeteren.

2. Maximaliseer de omzet

Elke reservering is geweldig, maar wat als je die reserveringen kunt maximaliseren om je omzet te verhogen? Externe websites zoals online travel agencies (OTA’s) brengen boekingen naar je hotel, vooral in periodes met weinig vraag.

Ondanks dat ze een goede online zichtbaarheid bieden, gaan hun commissies ten koste van je winst. Met het strategische gebruik van dynamische prijsstelling en een effectieve booking engine kun je jouw inkomsten maximaliseren door potentiële gasten de juiste prijs te bieden op het juiste moment, zodat ze worden aangemoedigd om direct op jouw website te boeken.

3. Vergroot de online zichtbaarheid

Vergroot het bereik van je accommodatie en trek meer gasten aan door middel van een channel manager. Zo kun je met onze Channel Manager eenvoudig de tarieven en inventaris synchroniseren tussen meerdere toonaangevende online travel agencies (OTA) als Booking.com, Airbnb en Expedia.

Dit stroomlijnt het boekingsproces, verhoogt de totale inkomsten en zorgt ervoor dat je accommodatie zichtbaar is voor een wereldwijd publiek van reizigers. Door jouw accommodatie op diverse kanalen te registreren, vergroot je jouw online aanwezigheid aanzienlijk, waardoor je een grotere groep reizigers kunt bereiken en de bezettingsgraad kunt opvoeren.

4. Koester de loyaliteit van je gasten

Als hotelier profiteer je van talloze voordelen wanneer je gasten rechtstreeks boeken. RoomRaccoon stelt dat wanneer gasten direct boeken op de website van je hotel, ze eerder geneigd zijn terug te komen.

Bouw duurzame relaties met gasten op door vanaf het begin een consistente en persoonlijke ervaring te bieden. Door de identiteit en waarden van je hotel te belichten en exclusieve kortingscodes aan te bieden, geef je gasten niet alleen meer inzichten, maar motiveer je ze ook om terug te komen, wat resulteert in een betere klantenbinding.

Met een geïntegreerde booking engine kan het boekingsproces eenvoudig worden beheerd en kan er een gepersonaliseerde ervaring worden geboden voor, tijdens en na het verblijf, waardoor de loyaliteit van je gasten wordt versterkt en er waardevolle relaties ontstaan.

5. Verbeter de gastervaring

Verbeter de gastervaring door het gemak van selfservice technologie aan te bieden bij het online in- en uitchecken. Maak de registratie en het vertrek van je gasten eenvoudiger door hen de kans te geven zichzelf in en uit te checken via een beveiligde link in hun e-mail.

Via de module Documenten van RoomRaccoon kun je gepersonaliseerde e-mails sturen voor het in- en uitchecken, zodat het proces naadloos en efficiënt verloopt. Weg met het handmatige werk bij de receptie en ga voor een gastgerichte aanpak die de algehele tevredenheid bevordert.

6. Genereer extra inkomsten

Profiteer van extra inkomsten door gebruik te maken van upselling en cross-selling. Krijg inzicht in de voorkeuren en behoeften van je gasten en biedt relevante upgrades, faciliteiten en arrangementen aan om hun ervaring te verbeteren en de gemiddelde uitgaven per gast te verhogen.

Speciale aanbiedingen zoals spabehandelingen en culinaire ervaringen verhogen de winstgevendheid. Met de Upsell functie van RoomRaccoon kunnen gasten hun verblijf op maat samenstellen om zo moeiteloos extra inkomsten te genereren.

7. Neem een voorsprong op de concurrentie

RoomRaccoon’s booking engine is ook voorzien van een Price Checker, een gastgerichte functie voor diegenen die op zoek zijn naar informatie over concurrerende prijzen.

Het vergelijkt jouw directe tarieven met andere populaire boekingsplatforms, zoals Booking.com, Expedia, Agoda en Airbnb waarbij de actuele prijzen van alle aanbieders die hetzelfde product of dezelfde dienst aanbieden snel worden verzameld en weergegeven.

Deze compacte en efficiënte applicatie verbetert de gebruikerservaring van de gast door nauwkeurige en realtime prijsgegevens te verstrekken. In combinatie met dynamische prijsstelling waarbij je tarieven automatisch verhoogt of verlaagd worden voor alle verkoopkanalen, inclusief de booking engine, wordt het voor de gast een fluitje van een cent om prijzen te vergelijken en een weloverwogen boeking te maken.

8. Stroomlijn het betalingsbeheer

Het moderne hotel reserveringssysteem van RoomRaccoon bevat de geavanceerde betalingsmodule RaccoonPay, ontwikkeld om het betalingsbeheer te centraliseren en de betalingskanalen uit te breiden.

Met opties als een pinapparaat, links voor betaalverzoeken, vooruitbetalingen en online in- en uitchecken zorgt RaccoonPay voor eenvoudige en efficiënte betalingen voor je hotel.

Stel professionele facturen op, traceer betalingen en beheer openstaande rekeningen moeiteloos in één gebruiksvriendelijk platform. Vereenvoudig je betalingsprocessen en verhoog de efficiëntie met RaccoonPay, een waardevolle functie van ons reserveringssysteem voor hotels.

9. Neem datagestuurde beslissingen

De ingebouwde analyse- en rapportagemodule van RoomRaccoon voorziet hoteliers van waardevolle inzichten in de prestaties van hun hotel. Van omzetanalyse tot gegevens over de bezettingsgraad, datagestuurde beslissingen helpen de bedrijfsvoering te optimaliseren en de winstgevendheid te verhogen.

Met de geïntegreerde analyse- en rapportagefuncties krijgt je een beter beeld van het consumentengedrag, waardoor je eventuele knelpunten in de conversie kunt identificeren en je strategieën hierop kunt afstemmen.

10. Integreer met de tools die je al gebruikt

Een hotel reserveringssysteem zoals RoomRaccoon kan naadloos worden geïntegreerd met meer dan 400 externe platforms en tools, wat hoteliers in staat stelt hun processen te stroomlijnen en gebruik te maken van bestaande systemen voor meer efficiëntie en productiviteit.

–

– – – –

–

– –

–

– –

–

– –

–

–

–

–

–

–

– –

– –

Hoe lang duurt de implementatie van een nieuw reserveringssysteem?

Het duurt gemiddeld tien dagen om een nieuw reserveringssysteem op te zetten en te integreren. Bij RoomRaccoon streven we ernaar om dit proces binnen negen dagen af te ronden. Dat komt overeen met de standaarden in de industrie waarbij we nog steeds rekening houden met externe factoren, zoals de historische database, de grootte van de accommodatie en de trainingsbehoeften van het personeel.

Tijdens de implementatie werkt ons gespecialiseerde implementatieteam intensief samen met het hotel om te zorgen voor een soepele overgang en naadloze integratie. Dit bestaat onder andere uit het overzetten van alle relevante gegevens uit het oorspronkelijke systeem en het begeleiden van de betrokkenen tijdens het proces, zodat er een volledige en accurate informatieoverdracht plaatsvindt.

Wat kost een hotel reserveringssysteem?

De prijs van een hotel reserveringssysteem varieert, maar onze software begint bij €124. Deze kosten zijn afhankelijk van verschillende factoren, zoals het aantal kamers, de betalingstermijn (jaarlijks of maandelijks) en het gekozen pakket, aangezien we momenteel vier opties aanbieden: entry, starter, premium en enterprise.

Met RoomRaccoon kun je profiteren van flexibele abonnementen zonder verborgen kosten. Daarnaast biedt RoomRaccoon een gratis proefperiode van 30 dagen, zodat je het allesomvattende systeem kunt ervaren voordat je kosten voor hoeft te maken.

Onze abonnementen zijn afgestemd op verschillende typen accommodaties, kamercapaciteiten en betalingsfrequenties, ongeacht het gekozen abonnement. Ga voor meer informatie over de opties naar onze prijspagina.

Waarom kiezen voor RoomRaccoon?

RoomRaccoon is de logische keuze, aangezien onze software ontwikkeld is om jouw bedrijf in staat te stellen directe boekingen te genereren, je omzet te verhogen en je accommodatie(s) te laten uitblinken. Met onze intuïtieve interface, geavanceerde functies en uitstekend support team kan RoomRaccoon je helpen de bedrijfsvoering te verbeteren en onvergetelijke gastervaringen te realiseren.

Hieronder een aantal redenen waarom RoomRaccoon’s hotel boekingssoftware het beste past bij jouw bedrijfsvoering:

1. Gebruiksvriendelijke interface

RoomRaccoon biedt een gebruiksvriendelijke interface waarmee je de reserveringen eenvoudig kunt beheren. Het maakt niet uit of je een technisch onderlegde hotel manager bent of net begint in de industrie, je zult het systeem intuïtief en moeiteloos gebruiken.

2. Alles-in-één oplossing

Met RoomRaccoon krijg je een alles-in-één oplossing die alle facetten van hotelmanagement beslaat, inclusief reserveringen, facturering, gastcommunicatie en online distributiekanalen. Geen gedoe meer met meerdere softwareprogramma’s!

3. Channel management

RoomRaccoon heeft ingebouwde channel management software die perfect integreert met populaire online travel agencies (OTA’s) en wereldwijde distributiesystemen (GDS), waardoor het eenvoudiger wordt om je online zichtbaarheid te beheren en je boekingen te maximaliseren.

4. Directe booking engine voor website

RoomRaccoon biedt een dynamische booking engine die kan worden geïntegreerd in de officiële website van je hotel. Dankzij deze functie kunnen gasten rechtstreeks op je website boeken, waardoor derde partijen en commissiekosten overbodig worden en je uiteindelijk meer directe boekingen ontvangt.

Het garandeert ook een soepele boekingservaring omdat het je als bedrijf meer controle geeft over het boekingsproces, zodat je gasten exclusieve kortingen, arrangementen of loyaliteitsprogramma’s kunt aanbieden. Bovendien kun je zo een directe relatie met je klanten onderhouden, waardevolle gegevens verzamelen en een persoonlijke ervaring bieden.

5. Multi-property management

Beheer je meerdere accommodaties? Met RoomRaccoon kun je eenvoudig al je accommodaties adverteren op één boekingspagina. Het handige keuzemenu toont alle locaties en namen van je accommodaties vanuit één interface, waardoor de bezettingsgraad overal wordt gemaximaliseerd.

Deze functie maakt het voor gasten eenvoudig om te zoeken naar beschikbaarheid en zo het perfecte hotel te vinden dat aan hun wensen voldoet. Vereenvoudig het beheer van meerdere accommodaties met RoomRaccoon’s geavanceerde booking engine, waarbij je bedrijfsvoering wordt geoptimaliseerd en de gastervaring wordt verbeterd.

6. Ingebouwde analyse en rapportage

Krijg toegang tot waardevolle inzichten over de prestaties van je hotel, boekingstrends en omzetstatistieken met onze ingebouwde analyses en rapporten.

Met de geïntegreerde rapportagemodule krijgen hoteliers een goed beeld van hun bedrijfsprestaties, waaronder de bezettingsgraad, inkomstenstromen en gastvoorkeuren, zodat je trends kunt identificeren, het succes van je marketingcampagnes kunt meten en de efficiëntie kunt optimaliseren.

Gebruik deze gegevens om de ervaringen van je gasten te verbeteren, marketingstrategieën te verfijnen en op data gebaseerde beslissingen te nemen voor een hogere winstgevendheid en een voorsprong op je concurrenten.

7. Meertalige klantenservice

RoomRaccoon is er trots op dat we onze klantenservice aanbieden in meerdere talen, waaronder Engels, Spaans, Duits, Italiaans, Portugees, Kroatisch en Nederlands.

Ons team van deskundige professionals is doordeweeks beschikbaar. We bieden ook weekend support voor Enterprise gebruikers. Het maakt niet uit waar je je bevindt of welke taal je voorkeur heeft, we staan je graag te woord via de telefoon of ons ticketsysteem, waarmee we een uitstekend serviceniveau garanderen en de tevredenheid van al onze gebruikers waarborgen.

8. Kosteneffectieve oplossing

RoomRaccoon hanteert scherpe tarieven die zijn afgestemd op de behoeften en het budget van je hotel. Haal het maximale uit een geavanceerd reserveringssysteem zonder de broekriem aan te halen.

Start vandaag nog

Kortom, een hotel reserveringssysteem vereenvoudigt het boekingsproces, verbetert de efficiëntie en zorgt voor een optimale gastervaring. Met de mogelijkheid om de kamerbeschikbaarheid, tarieven, beveiligde betalingen en realtime updates te integreren, bespaart het systeem tijd en zorgt het voor meer commissievrije boekingen.

RoomRaccoon is een absolute aanrader, met een gebruiksvriendelijke interface, alles-in-één oplossing, channel manager integratie, booking engine, analyses, meertalige support en kosteneffectieve tarieven. Kies RoomRaccoon om de bedrijfsvoering van je hotel te optimaliseren en exceptionele gastervaringen te creëren.