Hotelreserveringssysteem: Hoe werkt het precies?

In de dynamische wereld van vandaag is een hotelreserveringssysteem onmisbaar in de hospitality industrie. Door middel van dit digitale platform kunnen gasten eenvoudig online accommodaties zoeken, bekijken en boeken.

Met actuele beschikbaarheid van kamers, veilige betalingen en directe bevestigingen wordt het boeken vereenvoudigd, de efficiëntie van het hotel verbeterd en een optimale reisbeleving gegarandeerd.

Of je nu een hotelier bent die zijn bedrijfsvoering stroomlijnt of een reiziger die een soepele boekingservaring zoekt, deze blog legt uit wat hotelreserveringssystemen zijn en wat de invloed ervan is op het beheer van accommodaties.

Hieronder lees je meer over de belangrijkste aspecten, zoals de functionaliteit van het systeem, de voordelen, de beste systemen voor 2023, de implementatietijd, de kosten en de onderscheidende kenmerken van RoomRaccoon.

Wat is een hotelreserveringssysteem?

Een hotelreserveringssysteem is een digitaal platform dat het boekingsproces vereenvoudigt door gasten in staat te stellen online kamers te zoeken, selecteren en reserveren. Het systeem integreert de beschikbaarheid van kamers, tariefberekeningen, veilige betalingen en actuele updates. Een hotelreserveringssysteem bevordert de efficiëntie van hotels en zorgt voor een optimale reisbeleving voor hun gasten.

Deze gegevens worden vervolgens doorgestuurd naar het property management systeem (PMS) of de kalender voor reserveringen. Een PMS kan extra functionaliteiten bieden, zoals een geïntegreerde booking engine en channel manager. Daarnaast zijn er vaak nog andere nuttige functies zoals geautomatiseerde bevestigingsmails voor reserveringen.

Het hoofddoel van een hotelreserveringssysteem is het stroomlijnen van het reserveringsproces voor zowel de boeker als de hotelmedewerkers, en het bieden van een eenvoudige mogelijkheid voor hotels om hun directe online boekingen te verhogen.

Het is tegenwoordig niet meer gebruikelijk om enkel een contactformulier op de website van een hotel te zien. Door de ontwikkeling van de technologie zijn er meer interactieve en verfijnde manieren voor gasten om online te boeken.

Het gebruik van een contactformulier voldoet niet meer aan de huidige vraag naar een digitale ervaring van hoge kwaliteit. Klanten willen graag direct toegang tot informatie als kamerprijzen, de beschikbaarheid en de mogelijkheid een kamer te boeken zonder hulp van anderen.

Met een reserveringssysteem kan perfect worden ingespeeld op de behoeften van de hedendaagse online boeker. Een hotelreserveringssysteem toont alle nodige informatie over de kamers, inclusief de tarieven, kamerbeschrijvingen, voorzieningen en te boeken extra’s. Potentiële gasten hebben ook de mogelijkheid een aanbetaling te doen om zo de reservering te garanderen.

Hoe werkt een hotelreserveringssysteem?

Een hotelreserveringssysteem wordt gebruikt om een database met beschikbare kamers bij te houden, boekingen direct te verwerken, betalingen veilig uit te voeren en bevestigingen voor gasten en hotels te genereren. Het stroomlijnt het hele boekingsproces en biedt daardoor efficiëntie en gemak voor alle betrokken partijen.

Het proces wordt hieronder gespecificeerd:

• Stap 1Zoekfunctie voor gasten

  Het hotelreserveringssysteem wordt door potentiële gasten gebruikt om moeiteloos te zoeken naar beschikbare kamers aan de hand van hun voorkeursdata, locatie en andere criteria. Deze zoekfunctie helpt niet alleen bij het selecteren van een kamer maar optimaliseert ook hun boekingsproces.

• Stap 2Kamertype selecteren

  Potentiële gasten beoordelen de beschikbare kamers, de beschrijvingen, tarieven en eventuele extra’s om vervolgens de kamer te kiezen die aan hun wensen voldoet.

  Tip: Deze stap is vooral belangrijk bij het opzetten van je hotel booking engine. Op die manier kun je je kamertypes optimaal etaleren met mooie foto’s en gedetailleerde beschrijvingen.

  Wist je dat? Met de booking engine van RoomRaccoon kun je add-ons toevoegen die bij de kamer kunnen worden geboekt om de ervaring van de gast te verrijken. Voorbeelden hiervan zijn een late check-out, ontbijt en spabehandelingen.

• Stap 3Reserveringsgegevens

  Toekomstige gasten geven hun persoonlijke informatie, contactgegevens en eventuele bijzonderheden door tijdens het boekingsproces (bijv. allergieën of dieetwensen).

  Wist je dat? RoomRaccoon slaat de gegevens van boekers op voor het geval dat de gast in de toekomst terugkeert, met inachtneming van de privacyregels. Dit maakt het voor jou en je personeel een stuk makkelijker om trouwe gasten te voorzien van gepersonaliseerde arrangementen en loyaliteitsprogramma’s. Bovendien is het voor terugkerende gasten eenvoudiger en sneller om hun boeking te voltooien.

• Stap 4Check-out

  Het systeem berekent de totale kosten, inclusief belastingen en bijkomende kosten. Met RoomRaccoon’s hotelreserveringssysteem kan je al deze bijkomende kosten instellen, zoals belasting, toeristenbelasting en dergelijke als je je geïntegreerde PMS instelt.

• Stap 5Veilige betaling

  

  Gasten kunnen veilig betalen voor hun verblijf met een van de betaalmethoden die door het hotelreserveringssysteem worden ondersteund.

  Tip: Een hotelreserveringssysteem gebruiken dat een optie voor vooruitbetaling bevat is erg gunstig. Hiermee wordt het aantal no-shows tot een minimum beperkt en kun je flexibele restitueerbare of niet-restitueerbare tarieven aanbieden.

• Stap 6Reserveringsbevestiging

  

  Zodra de reservering definitief is, ontvangt de gast een directe reserveringsbevestiging per e-mail of sms, inclusief reserveringsgegevens en een uniek reserveringsnummer.

• Stap 7Actuele beschikbaarheid

  

  Het hotelreserveringssysteem werkt de beschikbaarheid van de kamers voortdurend bij waardoor de inventaris nauwkeurig wordt beheerd en dubbele boekingen worden voorkomen. Dit geautomatiseerde proces bespaart veel handmatig werk dat weer besteed kan worden aan het leveren van een onvergetelijke gastervaring.

• Stap 8Reserveringsbeheer

  Hotelpersoneel kan via de reserveringskalender in het PMS reserveringen bekijken en beheren, de voorkeuren van gasten bekijken en voorbereidingen treffen voor het inchecken.

  Wist je dat? De reserveringskalender van RoomRaccoon kan op drie verschillende manieren worden weergegeven om aan jouw voorkeur te voldoen.

• Stap 9Check-in en check-out

  

  Bij aankomst geven gasten hun naam door en de receptionist haalt hun reservering op uit het systeem. Gasten kunnen een digitaal registratieformulier invullen via een iPad of tablet bij de receptie, waardoor het check-in proces wordt bevorderd. Tijdens het uitchecken zal het systeem de beschikbaarheid van de kamer bijwerken zodat deze klaar is voor de volgende gast.

  Tip: Ga op zoek naar een hotelreserveringssysteem dat online in- en uitchecken mogelijk maakt. Dit maakt het voor gasten efficiënter om in te checken en verbetert hun reiservaring.

• Stap 10Gestroomlijnde bedrijfsvoering

  Het hotelreserveringssysteem verbetert de bedrijfsvoering van het hotel door taken te automatiseren, voor efficiënte communicatie te zorgen en de gasttevredenheid tijdens het gehele verblijf te verbeteren.

Wat is het verschil tussen een hotelreserveringssysteem en een booking engine?

Een hotelreserveringssysteem en een booking engine zijn softwareprogramma’s die worden gebruikt in de hospitality sector, maar ze hebben verschillende functies en doeleinden. Dit zijn de verschillen:

Categorie

Hotelreserveringssysteem

Booking Engine

Inventarisbeheer

Met dit systeem kun je kamertypes en tariefplannen aanpassen, precies afgestemd op de opzet en inrichting van je accommodatie.

Gasten kunnen rechtstreeks boeken via de website of het online portaal van het hotel.

Receptie werkzaamheden

Maakt het inchecken en uitchecken van gasten gemakkelijker, helpt bij het toewijzen van kamers en verwerkt speciale verzoeken van gasten.

Stuurt geautomatiseerde boekingsbevestigingen en meldingen naar gasten.

Gastprofielen

Slaat gegevens, voorkeuren en de boekingsgeschiedenis van gasten op. Hierdoor kun je gepersonaliseerde pakketten en loyaliteitsprogramma’s aanbieden die zijn afgestemd op de behoeften van elke gast.

De gegevens en voorkeuren van terugkerende gasten worden automatisch ingevuld tijdens het boekingsproces, dit maakt het eenvoudiger en sneller om een boeking af te ronden.

Facturering

Het systeem regelt de facturering en betalingsverwerking en zorgt voor een efficiënt, gecentraliseerd betalingsbeheer.

Via de booking engine worden online betalingen zoals vooruitbetalingen veilig verwerkt en reserveringen bevestigd.

Rapportage en analyse

Rapporten genereren met betrekking tot de bezettingsgraad, de inkomsten en inzicht in het soort gast (zakelijke reizigers versus vakantiegangers).

Met Google Analytics en Facebook-tracking krijgt je meer inzicht in je directe boekingskanaal zodat je gerichte marketingcampagnes kunt voeren en je boekingen kunt opdrijven.

Channel management/ actuele beschikbaarheid

Een goed hotelreserveringssysteem heeft een ingebouwde channel manager die integreert met de beste online travel agencies (OTA’s) inclusief wereldwijde distributiekanalen die de beschikbaarheid en tarieven van kamers synchroniseren.

Daarentegen is een booking engine je directe kanaal voor het ontvangen van boekingen en biedt het up-to-date informatie over de beschikbaarheid van kamers, tarieven en restricties.

Tariefmanagement

Hoteliers kunnen tarieven configureren en vaststellen voor verschillende kamertypes, seizoenen, bezettingsgraden en tariefplannen. Denk hierbij aan het instellen van basistarieven en prijsstrategieën.

Een booking engine biedt een interface waarmee hoteliers kamertypes kunnen aanbieden, met aansprekende afbeeldingen, pakkende beschrijvingen en aantrekkelijke aanbiedingen.

Wat zijn de voordelen van een hotelreserveringssysteem?

Een hotelreserveringssysteem is een onmisbaar instrument met vele voordelen waarmee je jouw bedrijf flink kunt transformeren.

Van het maximaliseren van de bezettingsgraad en het optimaliseren van je processen tot het verbeteren van de gasttevredenheid en het verhogen van de inkomsten, het is een essentiële oplossing die jouw hotel een enorme boost kan geven.

10 voordelen bij het gebruik van een hotelreserveringssysteem

1. Bespaar tot 4 uur per dag

Doordat het proces om reserveringen van meerdere distributiekanalen bij te werken wordt geautomatiseerd, bespaart een hotelreserveringssysteem hoteliers veel tijd.

Handmatige taken zoals het bijhouden van de beschikbaarheid en tarieven van verschillende kanalen worden zo een stuk efficiënter en eenvoudiger. Met actuele tarieven en beschikbaarheid die automatisch worden bijgewerkt door de software is het risico op overboekingen minimaal, wat zorgt voor een soepeler proces in je hotel.

Met deze tijdbesparende oplossing kunnen hoteliers zich richten op het leveren van uitstekende service aan gasten, het optimaliseren van omzetstrategieën en het nemen van weloverwogen beslissingen om de algemene efficiëntie en winstgevendheid te verbeteren.

2. Maximaliseer de inkomsten

Elke reservering is fantastisch, maar wat als je die reserveringen kunt maximaliseren om je omzet te verhogen? Externe websites zoals online travel agencies (OTA’s) zorgen voor boekingen in je hotel, vooral gedurende het laagseizoen.

Ondanks dat ze een goede online zichtbaarheid bieden, gaan hun commissies ten koste van je winst. Met het strategische gebruik van yield management en een effectieve booking engine kun je jouw inkomsten maximaliseren door potentiële gasten de juiste prijs te bieden op het juiste moment, zodat ze worden aangemoedigd om direct op jouw website te boeken.

3. Vergroot de online zichtbaarheid

Vergroot het bereik van je accommodatie en trek meer gasten aan door middel van een channel manager. Zo kan je met onze Channel Manager eenvoudig de tarieven en inventaris synchroniseren tussen meerdere toonaangevende online travel agencies (OTA) als Booking.com, Airbnb en Expedia.

Dit stroomlijnt het boekingsproces, verhoogt de totale inkomsten en zorgt ervoor dat je accommodatie te vinden is bij een wereldwijd publiek van reizigers. Door jouw accommodatie op diverse kanalen te registreren, vergroot je jouw online zichtbaarheid aanzienlijk, waardoor je een grotere groep reizigers kunt bereiken en de bezettingsgraad kunt opvoeren.

4. Koester de loyaliteit van je gasten

Als hotelier profiteer je van talloze voordelen wanneer je gasten rechtstreeks boeken. RoomRaccoon stelt dat wanneer gasten direct boeken op de website van je hotel, ze eerder geneigd zijn terug te komen.

Creëer duurzame relaties met gasten door vanaf het begin een consistente en persoonlijke ervaring te bieden. Door de identiteit en waarden van je hotel te belichten en exclusieve kortingscodes aan te bieden, geef je gasten niet alleen meer inzicht maar motiveer je ze ook om terug te komen, wat resulteert in een betere klantenbinding.

Met een geïntegreerde booking engine kan het boekingsproces eenvoudig worden beheerd en kan er een gepersonaliseerde ervaring worden geboden voor, tijdens en na het verblijf, waardoor de loyaliteit van je gasten wordt versterkt en er waardevolle relaties ontstaan.

5. Verbeter de gastervaring

Verbeter de gastervaring door het gemak van selfservice technologie aan te bieden bij het online in- en uitchecken. Maak de registratie en het vertrek van je gasten eenvoudiger door hen de kans te geven zichzelf in en uit te checken via een beveiligde link in hun e-mail.

Via de document module van RoomRaccoon kun je gepersonaliseerde check-in en check-out e-mails sturen, voor een naadloos en efficiënt proces. Weg met het handmatige werk bij de receptie en ga voor een gastgerichte aanpak die hun algehele tevredenheid bevordert.

6. Genereer extra inkomsten

Profiteer van extra inkomsten door gebruik te maken van upselling en cross-selling. Krijg inzicht in de voorkeuren en behoeften van je gasten en biedt relevante upgrades, faciliteiten en pakketten aan om hun ervaring te verbeteren en de gemiddelde uitgaven per gast te verhogen.

Speciale aanbiedingen zoals spabehandelingen en culinaire ervaringen verhogen de winstgevendheid. Met de Upsell-functie van RoomRaccoon kunnen gasten hun verblijf op maat samenstellen om zo moeiteloos extra inkomsten te genereren.

7. Neem een voorsprong op de concurrentie

RoomRaccoon’s booking engine is ook voorzien van een Price Checker, een gastgerichte functie voor diegenen die op zoek zijn naar informatie over concurrerende prijzen.

Het vergelijkt jouw directe tarieven met andere populaire boekingsplatforms, zoals Booking.com, Expedia, Agoda en Airbnb waarbij snel de actuele prijzen van alle aanbieders die hetzelfde product of dezelfde dienst aanbieden worden verzameld en weergegeven.

Deze compacte en efficiënte applicatie verbetert de gebruikerservaring van de gast door nauwkeurige en actuele prijsgegevens te verstrekken. In combinatie met een yield manager die automatisch je tarieven verhoogt of verlaagt voor alle verkoopkanalen, inclusief de booking engine, wordt het voor de gast een fluitje van een cent om prijzen te vergelijken en een weloverwogen boeking te maken.

8. Stroomlijn het beheer van betalingen

Het moderne hotelreserveringssysteem van RoomRaccoon bevat de geavanceerde betalingsmodule RaccoonPay, ontwikkeld om het betalingsbeheer te centraliseren en de betalingsmogelijkheden uit te breiden.

Met opties als een pinapparaat, links voor betaalverzoeken, vooruitbetalingen en online in- en uitchecken zorgt RaccoonPay voor makkelijke en efficiënte betalingen voor je hotel.

Stel professionele facturen op, traceer betalingen en beheer openstaande rekeningen moeiteloos via één gebruiksvriendelijk platform. Vereenvoudig je betalingsprocessen en verhoog de efficiëntie met RaccoonPay, een waardevolle functie van ons hotelreserveringssysteem.

9. Maak beslissingen op basis van data

De ingebouwde analyse- en rapportagemodule van RoomRaccoon voorziet hoteliers van waardevolle inzichten in de prestaties van hun hotel. Van omzetanalyse tot gegevens over de bezettingsgraad, op data gebaseerde beslissingen helpen de bedrijfsvoering te optimaliseren en de winstgevendheid te verhogen.

Met de geïntegreerde analyse- en rapportagefuncties krijgt je een beter beeld van het consumentengedrag, waardoor je eventuele knelpunten in de conversie kunt identificeren en je strategieën hierop kunt afstemmen.

10. Integreer met de tools je al gebruikt

Een hotelreserveringssysteem zoals RoomRaccoon kan naadloos worden geïntegreerd met meer dan 400 producten of diensten van derden, wat hoteliers in staat stelt hun processen te stroomlijnen en gebruik te maken van bestaande systemen voor meer efficiëntie en productiviteit.

Hoe lang duurt het implementeren van een nieuw reserveringssysteem?

Het duurt gemiddeld tien dagen om een nieuw reserveringssysteem in te richten en te integreren. Bij RoomRaccoon streven we ernaar om dit proces binnen negen dagen af te ronden. Dat komt overeen met de standaarden in de industrie waarbij we nog steeds rekening houden met externe factoren, zoals de historische database, de grootte van de accommodatie en de trainingsbehoeften van het personeel.

Tijdens de implementatie werkt ons gespecialiseerde implementatieteam intensief samen met het hotel om te zorgen voor een soepele overgang en naadloze integratie. Dit bestaat onder andere uit het overzetten van alle relevante gegevens uit het oorspronkelijke systeem en het begeleiden van de betrokkenen tijdens het proces, zodat er een volledige en accurate informatieoverdracht plaatsvindt.

Wat kost een hotelreserveringssysteem?

De prijs van een hotelreserveringssysteem varieert, maar onze software begint bij €143. De kosten zijn afhankelijk van verschillende factoren, zoals het aantal kamers, de betalingstermijnen (jaarlijks of maandelijks) en het gekozen pakket, aangezien we momenteel vier opties aanbieden: entry, starter, premium en enterprise.

Met RoomRaccoon kun je profiteren van flexibele pakketten zonder verborgen kosten. Daarnaast biedt RoomRaccoon een gratis proefperiode van 30 dagen, zodat je het allesomvattende systeem kunt ervaren voordat je kosten maakt.

Onze abonnementen zijn afgestemd op verschillende typen accommodaties, kamercapaciteit en betalingsfrequenties, onafhankelijk van het gekozen abonnement. Ga voor meer informatie over de opties naar onze prijspagina.

Waarom kiezen voor RoomRaccoon?

RoomRaccoon is de logische keuze, aangezien onze software ontwikkeld is om jouw bedrijf in staat te stellen directe boekingen te genereren, je inkomsten te verhogen en je accommodatie(s) te laten uitblinken. Met onze intuïtieve interface, geavanceerde functies en uitstekende support kan RoomRaccoon je helpen de bedrijfsvoering te verbeteren en onvergetelijke gastervaringen te realiseren.

Hierbij een aantal redenen waarom RoomRaccoon’s hotel boekingssoftware het beste past bij jouw bedrijfsvoering:

1. Gebruiksvriendelijke interface

RoomRaccoon biedt een gebruiksvriendelijke interface waarmee je reserveringen eenvoudig kunt beheren. Het maakt niet uit of je een technisch onderlegde hotel manager bent of net begint in de industrie, je zult het systeem intuïtief en moeiteloos gebruiken.

2. Alles-in-één oplossing

Met RoomRaccoon krijg je een alles-in-één oplossing die alle facetten van hotelmanagement beslaat, inclusief reserveringen, facturering, gastcommunicatie en online distributiekanalen. Geen gedoe meer met meerdere softwareprogramma’s!

3. Channel Management

RoomRaccoon heeft ingebouwde Channel Management software die perfect integreert met populaire online travel agencies (OTA’s) en wereldwijde distributiesystemen (GDS), waardoor het eenvoudiger wordt om je online zichtbaarheid te beheren en je boekingen te maximaliseren.

4. Directe booking engine voor website

RoomRaccoon biedt een dynamische booking engine die kan worden geïntegreerd in de officiële website van je hotel. Dankzij deze functie kunnen gasten rechtstreeks op je website boeken, waardoor derde partijen en commissiekosten overbodig worden en je uiteindelijk meer directe boekingen ontvangt.

Het garandeert ook een soepele boekingservaring omdat het je als bedrijf meer controle geeft over het boekingsproces, zodat je klanten exclusieve kortingen, arrangementen of loyaliteitsprogramma’s kunt aanbieden. Bovendien kun je zo een directe relatie met je klanten onderhouden, waardevolle gegevens verzamelen en een persoonlijke ervaring bieden.

5. Multi-Property management

Beheer je meerdere accommodaties? Met RoomRaccoon, kan je nu eenvoudig al je accommodaties adverteren op één boekingspagina. Het handige keuzemenu toont alle locaties en namen van je accommodaties vanuit één interface, waardoor de bezettingsgraad overal wordt gemaximaliseerd.

Deze functie maakt het voor gasten mogelijk om eenvoudig te zoeken naar beschikbaarheid en zo het perfecte hotel te vinden dat aan hun eisen voldoet. Vereenvoudig het proces van het beheren van meerdere accommodaties met RoomRaccoon’s geavanceerde booking engine, waarbij je bedrijfsvoering wordt geoptimaliseerd en de gastervaring wordt verbeterd.

6. Ingebouwde analyse en rapportage

Krijg toegang tot waardevolle inzichten over de prestaties van je hotel, boekingstrends en omzetstatistieken met onze ingebouwde analyses en rapporten.

Met de geïntegreerde rapportagemodule krijgen hoteliers een goed beeld van hun bedrijfsprestaties, waaronder de bezettingsgraad, inkomstenstromen en gast voorkeuren, zodat je trends kunt identificeren, het succes van je marketing kunt meten en de efficiëntie kunt optimaliseren.

Gebruik deze gegevens om de ervaringen van je gasten te verbeteren, marketingstrategieën te verfijnen en op data gebaseerde beslissingen te nemen voor een hogere winstgevendheid en een voorsprong op je concurrenten.

7. Meertalige klantenservice

RoomRaccoon is er trots op dat we onze klantenservice aanbieden in meerdere talen, waaronder Engels, Spaans, Duits, Italiaans, Portugees, Kroatisch en Nederlands.

Ons team van kundige professionals is door de week beschikbaar. We bieden ook weekend support voor Enterprise-gebruikers. Het maakt niet uit waar je je bevindt of welke taal je voorkeur heeft, we staan je graag te woord via de telefoon of ons ticket systeem, waarmee we een uitstekend serviceniveau garanderen en de tevredenheid van al onze gebruikers waarborgen.

8. Kosteneffectieve oplossing

RoomRaccoon hanteert concurrerende tarieven die zijn afgestemd op de behoeften en het budget van je hotel. Haal het maximale uit een geavanceerd reserveringssysteem zonder de broekriem aan te halen.

Start vandaag nog

Kortom, een hotelreserveringssysteem vereenvoudigt het boekingsproces, verbetert de efficiëntie en zorgt voor een optimale gastervaring. Met de mogelijkheid om de kamerbeschikbaarheid, tarieven, beveiligde betalingen en actuele updates te integreren, bespaart het systeem tijd en bevordert het commissievrije boekingen.

RoomRaccoon is een absolute aanrader, met een gebruiksvriendelijke interface, alles-in-één oplossing, channel manager integratie, booking engine, statistieken, meertalige support en kosteneffectieve tarieven. Kies RoomRaccoon om de bedrijfsvoering van je hotel te optimaliseren en exceptionele gastervaringen te creëren.