Wat is de beste check-in software voor hotels?

De beste check-in software voor hotels zorgt voor een snel en efficiënt registratieproces, waardoor gasten sneller kunnen ontspannen. Ook kunnen aankomende gasten online inchecken, waardoor de rijen bij de front office worden verminderd en de reis van de gast een extra laag gemak krijgt.

Tegenwoordig is het niet nodig om aparte check-in software te installeren in je hotel, want ieder goed property management systeem (PMS) heeft check-in management functionaliteit als een vereiste. 

Je denkt misschien dat de check-in slechts een klein onderdeel van de bedrijfsvoering van je accommodatie is, maar het is nog steeds een van de belangrijkste contactmomenten voor gasten. Je zet de toon voor de rest van het verblijf.

Deze blog gaat in op belangrijke check-in functionaliteiten die je property management zou moeten bieden en hoe je deze kunt gebruiken om de ervaring van de gast te verbeteren.

5 Moderne Hotel Check-In Software Functionaliteiten

Dit zijn vijf unieke softwarefuncties voor hotel check-ins die RoomRaccoon biedt om van het traditionele incheckproces een persoonlijk en winstgevend contactpunt voor je accommodatie te maken.

1. Snelle toegang tot profielen van gasten

Het grote voordeel van het gebruik van een alles-in-één property management systeem is dat je niet hoeft te worstelen met verschillende software als gasten tijdens de piekuren arriveren om in te checken.

Bij een PMS zoals RoomRaccoon is de reserveringskalender direct gekoppeld aan de profielen van de gasten. Dit betekent dat u met één klik de registratiegegevens kunt invullen.

2. Digitale ID scanner voor hotels

Het handmatig registreren van gasten is tijdrovend en laat veel ruimte voor fouten. Met een digitale ID-scanner voor hotels kun je in de helft van de tijd meer gasten registreren en weet je dat je nauwkeurige gegevens hebt van iedere gast die is ingecheckt.

Je kunt deze handige functie ook inschakelen tijdens het online inchecken, zodat gasten hun mobiele apparaten kunnen gebruiken om hun identiteitsdocumenten te scannen en het inchecken al voor aankomst te voltooien.

3. Mobiele hotel check-in

Een inchecksysteem beperkt zich niet langer tot de receptie. Hoewel er tijdens de pandemie veel vraag was naar software voor het online inchecken van hotels om de veiligheid en sociale afstand te bevorderen, overtroffen de voordelen al snel de eisen die door de pandemie werden gesteld. Hotels gebruiken de software nu vanwege het gemak en de efficiëntie.

Reizigers geven de voorkeur aan de zelfbedieningsoptie die hen in staat stelt hun tijd te beheren en met het hotel te communiceren op de manier die zij verkiezen. Het is ook een uniek contactpunt waarmee hotels kunnen upsellen zonder menselijke tussenkomst, waarbij gasten hun verblijf nog voor aankomst aan hun wensen kunnen aanpassen.

4. Geautomatiseerde upselling

RoomRaccoon is het enige property management systeem met een native upselling tool voor online inchecken. Aankomende gasten kunnen door het gastenservicemenu bladeren en kiezen uit kamerupgrades of extra diensten zoals spabehandelingen en een fles champagne om hun verblijf te optimaliseren.

Deze softwarefunctionaliteit voor het inchecken bij hotels neemt de moeilijke taak van het verkopen van extra’s uit handen van je medewerkers. Als klap op de vuurpijl verhogen hotels die upselling voor aankomst inschakelen hun RevPAR met gemiddeld 14%.

5. Specificeer de tijden voor in- en uitchecken

Met een PMS kun je de inchecktijden voor je accommodatie specificeren en de timing instellen voor geautomatiseerde e-mails voor het verblijf. Een dag voordat de gast arriveert? Vijf uur voor aankomst? Je hebt er de volledige controle over en gasten die rechtstreeks bij jouw hotel boeken, kunnen een opmerking toevoegen om je te waarschuwen als ze later zijn dan gepland.

Waarom is een alles-in-één PMS beter dan check-in software van hotels?

Als je een inchecksysteem voor hotels nodig hebt, is de kans groot dat je ook een reserveringskalender nodig hebt om alle gegevens van de gast op te slaan. En als je een reserveringskalender nodig hebt, heb je hoogstwaarschijnlijk software voor channel management nodig om je boekingen gesynchroniseerd te houden.

Daarom biedt RoomRaccoon een alles-in-één oplossing met een property management systeem, een hotel booking engine, geïntegreerde betalingen en een channel manager – allemaal in één gebruiksvriendelijk platform.

BOEK EEN DEMO

Hoeveel kost incheck software voor hotels?

Als onderdeel van een property management systeem is software voor het inchecken van hotels goedkoper omdat je betaalt voor één abonnement dat veel meer verschillende functies heeft dan een los abonnement. Ook hoef je niet iedere maand voor meerdere contracten te betalen.

De kosten voor het gebruik van PMS-software kunnen op commissiebasis of maandelijks/jaarlijks zijn. Een maandelijks of jaarlijks abonnement is beter voor budgettering omdat het een voorspelbaar, vast bedrag is.

Het stelt je verder in staat om een echt rendement op je investering te verdienen (in plaats van dat het een aanzienlijk deel van je omzet inneemt). Probeer onze prijsschaal om precies te bepalen hoeveel RoomRaccoon jouw accommodatie zal kosten.

Hotel check-in software vergelijking

Wanneer je op zoek gaat naar een check-in systeem voor hotels, kun je je focus beperken door naar enkele essentiële factoren te kijken:

• Prijs – Flexibele pakketten voor kleine tot middelgrote en grote ondernemingen.
• Functionaliteit – Je zoekt een allesomvattende alles-in-één oplossing die precies kan bieden wat je accommodatie nodig heeft.
• Gebruiksgemak – Medewerkers moeten zich snel kunnen aanpassen aan een nieuwe gebruiksvriendelijke interface.
• Reputatie – Het Hotel Tech Report is een betrouwbare bron voor beoordelingen van software voor het inchecken voor hotels.
• Ondersteuning – Als er bij je accommodatie iets moet worden opgelost, moet dat snel gebeuren. Daarom is het essentieel om snel in contact te kunnen komen met ondersteunend personeel dat jouw taal spreekt.

Start een gratis proefversie van de software voor het inchecken bij hotels

Het kan enorm helpen om een aanbieder te kiezen die een gratis proefversie van de software aanbiedt. Door dit niveau van transparantie weet je dat de software zal leveren wat het belooft. 

Met een gratis proefversie van de software voor het inchecken bij hotels kun je voor de aankoop testen of de software aan je wensen en behoeftes voldoet. Dit kan je echt helpen om te navigeren door de vele opties en uiteindelijk ook bij het maken van de juiste keuze. 

RoomRaccoon biedt een gratis proefperiode van 30 dagen, waardoor je voldoende tijd hebt om de hierboven besproken check-in functies te testen en te kijken hoe je een snel en efficiënt registratieproces kunt aanbieden!