Wat is een Property Management Systeem?

Een Property Management Systeem is software ontworpen voor het beheer van accommodaties en wordt ook in de productie-industrie gebruikt. Het biedt een gecentraliseerd computersysteem voor het organiseren, plannen en uitvoeren van dagelijkse werkzaamheden en transacties voor accommodaties.

PMS-oplossingen zijn afgestemd op de specifieke behoeften van de hospitality industrie en verhogen de efficiëntie van de bedrijfsvoering. Dankzij de mogelijkheid om gegevens digitaal te beheren, is het met property management systemen veel eenvoudiger geworden om gecentraliseerde gegevens vanaf meerdere computers en apparaten bij te werken en te raadplegen.

De zoektocht naar het perfecte PMS voor je kleinschalige hotel is cruciaal voor het bereiken van een hoge efficiëntie, gasttevredenheid en succes. Zie een hotel PMS als de hartslag van je accommodatie, die alle informatie over gasten opslaat en de gegevens voor in- en uitchecken beheert. In deze allesomvattende gids beginnen we met de basisprincipes van deze technologie, bespreken we de voordelen voor je accommodatie en gaan we dieper in op complexere aspecten zoals functies, functionaliteiten en add-ons.

Hoe weet ik of ik een hotel PMS nodig heb?

Als aanbieder van accommodaties begrijpen we dat het door budgettaire beperkingen soms voor de hand ligt om niet te investeren in een PMS. Maar hoewel het beheren van boekingen op een Excel spreadsheet een kosteneffectieve oplossing lijkt, kan het handmatig beheren van boekingen duurder uitvallen door tijdverlies en gemiste kansen.

Hier zijn zes signalen die aangeven dat het tijd is om te investeren in een PMS:

Weinig inzicht in de prestaties van je hotel

Weinig inzicht in de prestaties van een hotel kan leiden tot problemen bij het begrijpen van statistieken, het identificeren van verbeterpunten en het nemen van weloverwogen beslissingen. Nauwkeurige en actuele gegevens over bezettingsgraden, omzet, klanttevredenheid en efficiëntie zijn cruciaal voor effectieve strategieën en bedrijfsresultaten.

Moeite om je tarieven concurrerend te houden

Het kan voor hotels lastig zijn om concurrerende prijzen te hanteren door marktomstandigheden en ineffectieve prijsstrategieën. Dit kan de winstgevendheid verlagen en het moeilijker maken om gasten aan te trekken, vooral in prijsgevoelige markten. Als dit je huidige stand van zaken is, kun je dit aanpakken door prijsstrategieën te evalueren, marktonderzoek te doen en dynamische prijsmodellen te gebruiken die rekening houden met de vraag, seizoensgebondenheid en tarieven van concurrenten. Wij raden je aan om onze tool voor concurrentieanalyse, RaccoonRev, te gebruiken om een concurrerende prijsstrategie te ontwikkelen. Download onze brochure voor meer informatie.

Het in- en uitchecken gebeurt handmatig

Handmatig in- en uitchecken in hotels betekent dat het niet geautomatiseerd is – het personeel voert taken zoals het registreren van gastgegevens, het verstrekken van sleutels en het verwerken van betalingen handmatig uit. Dit kan tijdrovend zijn en voor meer administratie zorgen. Met een PMS voor geautomatiseerd in- en uitchecken worden de wachttijden korter en kan je personeel een persoonlijke service bieden. Simpel gezegd, automatisering helpt je om efficiënt te werken en je bedrijfsvoering te moderniseren.

Boekingen worden op de ouderwetse manier gemaakt

Bang om telefoontjes van potentiële gasten te missen als je niet achter je bureau zit? Hoewel een booking engine een cruciale oplossing is voor dit probleem, biedt een PMS, uitgerust met een boekingsvoorstel, nog een extra voordeel. Het automatiseren van het boekingsproces stelt je niet alleen in staat om naadloos online reserveringen te accepteren, maar zorgt er ook voor dat je niet meer aan je bureau gekluisterd bent. Dit sluit aan bij de voorkeuren van moderne reizigers die snelle oplossingen en gemak zoeken bij het maken van een boeking. Verbeter de gastervaring en operationele efficiëntie met een PMS dat een snel en probleemloos boekingsproces in 5 stappen biedt.

Gastcommunicatie neemt veel tijd in beslag

Heb je er genoeg van om geen toegang te hebben tot historische gastgegevens voor gepersonaliseerde communicatie en aanbiedingen? RoomRaccoon’s PMS kan je aanpak revolutioneren door uitgebreide gastprofielen op te slaan, inclusief hun voorkeuren en voorkeurstarieven. Met deze informatie kunnen geautomatiseerde e-mails worden ingesteld voor elke stap van het gasttraject, van de boeking tot na het verblijf. Dit kan gasten een unieke en persoonlijke ervaring bieden, wat kan helpen om hun loyaliteit aan je bedrijf te maximaliseren. Je gasten zullen zich vanaf hun aankomst gewaardeerd voelen door elk verblijf af te stemmen op hun individuele voorkeuren. Moderne reizigers verwachten geautomatiseerde bevestigingsmails, sms-updates en op de hoogte te worden gehouden van alle ontwikkelingen tijdens hun verblijf.

Hier vind je onze gratis e-mailtemplates voor hotels om je te helpen de gastcommunicatie te optimaliseren.

Gebruik van meerdere tools en systemen

Hotels die verschillende afzonderlijke tools gebruiken en gedecentraliseerd werken, kunnen problemen ondervinden op het gebied van efficiëntie, communicatie en dagelijkse werkzaamheden. Het PMS van RoomRaccoon kan helpen om de bedrijfsvoering te centraliseren en de communicatie te verbeteren, waarbij fouten tot een minimum worden beperkt. Duidelijke communicatiekanalen, training van personeel en standaard operationele procedures kunnen ook bijdragen aan het effectiever organiseren van de werkzaamheden. En daarom heb je een alles-in-één systeem nodig dat de dagelijkse werkzaamheden vereenvoudigt en je uitrust met geavanceerde tools voor prijsbepaling en upselling om je omzet te verhogen.

Wat is een alles-in-één hotel PMS?

Een alles-in-één PMS integreert meestal verschillende modules om de bedrijfsvoering van een hotel volledig te beheren, waaronder:

• Een booking engine is een software applicatie die online boeken mogelijk maakt via directe kanalen zoals de website van een hotel, social media pagina’s en metasearch. Door de toenemende trend om online accommodatie te boeken, zullen zelfs kleine hotels het belang van een online booking engine moeten erkennen. In onze booking engine handleiding lees je hoe je je website succesvol kunt gebruiken op het gebied van boekingen.
• Een Channel Manager is een tool die je helpt bij het beheren van de verschillende boekingssites (ook wel online travel agents of OTA’s genoemd) via welke je accommodatie wordt verkocht. Het werkt op basis van een “gebundeld inventaris model” om je kamers, tarieven en beschikbaarheid bij meerdere OTA’s tegelijk bij te werken. Dit zorgt ervoor dat je inventaris altijd up-to-date is en dat je nooit overboekt raakt, ongeacht waar de boeking wordt gemaakt, rechtstreeks op je website of via een boekingssite van derden.
  
• Een betalingssysteem voor hotels: RoomRaccoon’s PMS heeft een geïntegreerde betalingsoplossing, RaccoonPay. RaccoonPay zorgt voor een snelle en naadloze verwerking van betalingen via de booking engine, channel manager en ook bij je receptie. Je kunt alle betalingen, uitbetalingen, terugbetalingen en Virtual Credit Card (VCC) transacties bekijken.
  

Wat is het verschil tussen een hotel PMS en front desk software?

Front desk software, of een front desk systeem, is in wezen een PMS voor hotels. Het primaire doel van een PMS is om je de technologie te bieden die je nodig hebt om de werkzaamheden aan de receptie efficiënt te beheren, vandaar de alternatieve naam. Kortom, alles wat je aan de receptie kunt doen, kun je doen met een PMS.

Het is echter belangrijk op te merken dat niet alle front desk en PMS tools gelijk zijn. Een property management systeem voor hotels wordt zo genoemd omdat het bedoeld is om elk aspect van je hotel te beheren. Als een tool alleen wordt aangeduid als een ‘front desk’ systeem en niet als een ‘PMS’, dan kan het zijn dat er cruciale functies ontbreken die wel aanwezig zijn in een moderne, hoogwaardige hotel PMS.

Om verwarring te voorkomen is het handig om andere synoniemen voor PMS te kennen, zoals hospitality management en hotel management software.

Als je op zoek bent naar hotel management software, kun je termen tegenkomen als ‘B&B software’ of ‘hostel software’.’ Hoewel deze termen meestal verwijzen naar een hotel PMS, kunnen sommige tools specifiek ontworpen zijn voor een bepaald type accommodatie en mogelijk niet geschikt zijn voor andere; het is belangrijk om de mogelijkheden van de software en de beoogde gebruikersgroep te controleren voordat je een aankoopbeslissing neemt.

Wat zijn de voordelen van een hotel PMS?

Een PMS biedt verschillende voordelen, waaronder het efficiënt stroomlijnen en automatiseren van de bedrijfsvoering. Het past automatisch tarieven aan, analyseert prijzen van concurrenten, biedt functies voor analyse en rapportage, onthoudt voorkeuren van klanten en regelt de gastcommunicatie. Hier zijn meer voordelen van het gebruik van RoomRaccoon PMS:

1. Bespaar tot 4 uur per dag: Automatiseer processen om dagelijks tot vier uur te besparen, kosten te besparen en taken te optimaliseren.
2. Ontvang meer 5-sterren beoordelingen: Gebruik tools waarbij de gast centraal staat voor een naadloze en geïntegreerde gebruikerservaring zonder belemmeringen.
   
3. Verhoogde loyaliteit van gasten: Het integreren van functies die een gepersonaliseerde ervaring bieden aan gasten is belangrijk om loyaliteit aan te moedigen.
   
4. Directe koppeling met de beste OTA’s, GDS’en en meta-zoekmachines: Beheer beschikbaarheid, tarieven en boekingen om je kamers weer te geven op meerdere kanalen en zoekmachines.
   
5. Hogere omzet: Tijdens het Europese zomerseizoen van 2023 steeg de RevPAR met 20% door de grote reisvraag en verbeterde prijsstrategieën voor kamers ondanks hogere kamertarieven.

Welke functies moet ik zoeken in een PMS voor kleinschalige hotels?

Als je op zoek gaat naar een hotel PMS, zoek dan naar cloud-based front desk management, gepersonaliseerde communicatie en upsell mogelijkheden. Als een cruciale functie ontbreekt, ben je aangewezen op een apart systeem, wat het doel van een alles-in-één hotel management systeem tenietdoet.

Gelukkig biedt RoomRaccoon een uitgebreide oplossing die ervoor zorgt dat je over alle essentiële modules beschikt. Laten we nu eens dieper ingaan op de modules die van RoomRaccoon een ongeëvenaard en naadloos hotel management systeem maken.

Front desk management

Je PMS moet de nodige tools bieden om je hotel efficiënt te beheren. Om je gasten van aankomst tot vertrek een uitzonderlijke service te bieden, moet je de volgende taken met gemak kunnen uitvoeren:

• Facturen genereren
• Maak gebruik van de “Grijze kamers” van RoomRaccoon. Verkoop en factureer eenvoudig extra ruimtes zoals vergaderzalen en parkeerplaatsen en verhoog je omzet.
• Gasten in- en uitchecken
• Je setup beheren, inclusief kamercategorieën en tariefplannen
• Herschik bestaande boekingen, vereenvoudig het check-in proces en verbeter de gastervaring met functies zoals geplande herinneringen en boekerprofielen.
• Het bijhouden van terugkerende gasten

Upsell en cross-sell mogelijkheden

Upsell aanvullende diensten aan bestaande klanten en maximaliseer je omzet. Een PMS zou upselling software moeten bevatten zodat je extra diensten kunt aanbieden zoals laat uitchecken, ontbijt, spa-arrangementen om zo je TrevPAR te verhogen. Ook zou je in staat moeten zijn om deze extra’s aan te passen aan de wensen van elke gast en tijdens hun verblijf extra items aan hun reservering toe te voegen. Door upselling van relevante producten en diensten kun je je gasten een betere ervaring geven en tegelijkertijd je winst verhogen. Met behulp van RaccoonUpsell verhoogde Slapen in de Molen zijn ROI met 372% door tijdens het boekingsproces fietsverhuur en extra diensten aan te bieden.

Download onze informatieve brochure voor upselling tips en hoe je dit kunt doen met RoomRaccoon’s PMS.

Cloud-based software

Ongeacht je locatie of het apparaat dat je gebruikt, toegang tot je systeem moet gemakkelijk zijn. Om dit te faciliteren moet het systeem cloud-based zijn. Op deze manier kun je altijd en overal gemakkelijk je reserveringen in de gaten houden. Je hoeft alleen maar je telefoon of tablet bij je te hebben.

Cloud-based software heeft een aantal belangrijke kenmerken, waaronder:

1. Toegankelijkheid: Zolang je toegang hebt tot internet, kun je de software vanaf elk apparaat gebruiken, waardoor het flexibel en handig is voor gebruikers.
   
2. Schaalbaarheid: Cloud-based oplossingen kunnen snel op- of afschalen afhankelijk van de behoeften van de gebruiker, waardoor ze een populaire keuze zijn.
3. Automatische updates: Aanbieders van cloud-based oplossingen zorgen voor updates en onderhoud, zodat gebruikers altijd toegang hebben tot de nieuwste functies en beveiligingsmaatregelen.
4. Samenwerking: Cloud-based software bevordert de samenwerking tussen gebruikers, zodat ze in realtime kunnen samenwerken, documenten kunnen delen en effectief kunnen communiceren.
5. Dataveiligheid: Aanbieders van cloud-based diensten investeren in goede beveiligingsmaatregelen om gebruikersgegevens te beschermen, vaak inclusief versleuteling, toegangscontroles en regelmatige beveiligingsaudits.
6. Kostenefficiëntie: Cloud-based software werkt vaak op basis van een abonnementsmodel, waardoor er vooraf geen infrastructuurkosten worden gemaakt en gebruikers alleen betalen voor wat ze gebruiken.

Functionaliteit voor persoonlijke gastcommunicatie

Een uitstekend Property Management Systeem kan het verschil maken voor je gasten om een zo goed mogelijk verblijf te hebben in je accommodatie. RoomRaccoon’s PMS bevat functies die eenvoudige, gestructureerde communicatie met gasten mogelijk maken tijdens hun verblijf. Dit is hoe het werkt:

1. Boekingsbevestiging: Zodra je gasten hun verblijf boeken, stuurt ons PMS ze automatisch een bevestigingsmail. Dit bevestigt hun reservering en laat hen weten dat je blij bent hen als gast te mogen ontvangen.
2. Informatie vóór aankomst In de dagen voorafgaand aan de aankomst van je gasten stuurt het PMS een e-mail met alle informatie die ze nodig hebben voor een naadloze check-in. Maak van de gelegenheid gebruik om hun verblijf te personaliseren en extra diensten of voorzieningen aan te bieden die hen interesseren.
3. Bedankbericht na verblijf: Het PMS stuurt een welgemeende bedankmail nadat je gasten uitchecken, vraagt feedback over hun verblijf en biedt kortingscodes aan voor toekomstige boekingen. Door persoonlijke codes aan te bieden, voelen je gasten zich gewaardeerd en is de kans groter dat ze trouwe terugkerende klanten worden.

Elke accommodatie is uniek, dus je moet deze e-mails aanpassen aan het imago van je bedrijf. Met ons PMS kun je een consistente gastervaring creëren waardoor gasten herhaaldelijk terugkomen.

Kamers verkopen via OTA’s

Twee derde van de reizigers boekt zijn reis online, dus hotels hebben een naadloze, gebruiksvriendelijke online boekingervaring nodig. Dit is nog belangrijker voor internationale reizigers die moeite hebben met het boeken bij kleinere hotels. Een PMS kan hoteleigenaren helpen om samen te werken met internationale OTA’s zoals Booking.com, Agoda en Expedia om een breder publiek te bereiken en meer boekingen te krijgen.

Het is tijd om je omzet te verhogen met ons PMS

Maximaliseer de omzet van je hotel door RaccoonRev te gebruiken, onze tool voor revenue management die je helpt je kamers strategisch en op het juiste moment te verkopen tegen concurrerende tarieven. Met RaccoonRev kun je je kamerprijzen aanpassen met geautomatiseerde yield regels op basis van tijdsperiodes, kamerprijzen, tarieven van concurrenten en beschikbaarheid. Je kunt deze regels aanpassen om je RevPAR (Revenue per Available Room) te verhogen.

Stroomlijn je bedrijfsvoering en stel gasten tevreden met RoomRaccoon

De receptie stroomlijnt en automatiseert de dagelijkse werkzaamheden die cruciaal zijn voor het runnen van een accommodatie. Onze channel manager beheert je beschikbaarheid op websites van derden, zodat je dit met één klik kunt bijwerken en automatisch de beschikbaarheid kunt aanpassen om overboekingen te voorkomen. Het RoomRaccoon PMS is eenvoudig, intuïtief en geoptimaliseerd en doet al het zware werk voor je. Hier is een overzicht van wat ons de beste keuze maakt voor onafhankelijke hoteliers:

• Je kunt dagelijks tijd besparen door taken als gastcommunicatie, betalingen, reserveringen en uitchecken te automatiseren. Hierdoor kan je team meer doen om je gasten een 5-sterren ervaring te bieden.
• Zorg voor een naadloos gasttraject vanaf de eerste zoekopdracht tot na het verblijf en creëer een geweldige gastervaring.
• Onze PMS software is ook ontworpen met tools die omzet genereren, waardoor je met minder moeite een succesvol bedrijf kunt runnen in een dynamische branche. Verbeter je bedrijfsvoering, stel gasten tevreden en creëer onvergetelijke ervaringen met RoomRaccoon.