5 Voordelen van online inchecken bij hotels

Steeds meer hotelgasten slaan de receptie over en gaan direct naar hun kamer. Voorheen waren het voornamelijk zakenreizigers die op zoek waren naar dit gemak, maar steeds vaker hebben ook de vakantiereizigers er behoefte aan. Gelukkig is dit allemaal mogelijk met de check-in technologie voor hotels. Uit een onderzoek in 2020 bleek zelfs dat 80% van de reizigers er de voorkeur aan geeft om vóór aankomst in te checken.

Als je interesse hebt in het bieden van deze veilige en handige optie, lees dan verder om erachter te komen hoe online inchecken kan passen in jouw standard operating procedure (SOP) en leer wat de 5 voordelen van online check-in zijn die je kunt verwachten.

Hoe werkt de online check-in voor hotels?

Zoals de naam al doet vermoeden kunnen gasten online voor hun aankomst inchecken. Ze kunnen het registratieproces doorlopen op hun mobiele telefoon, tablet of laptop in plaats van aan de receptie.

Met behulp van een property management systeem (PMS) dat deze functie ondersteunt, kan het online inchecken heel eenvoudig zijn. Dit is hoe het werkt:

Vanuit het PMS wordt er na het verblijf automatisch een e-mail verzonden naar de gast. Deze kan vervolgens op de link in de e-mail klikken en wordt dan doorverwezen naar een registratieformulier waar typische gegevens over de gast, zoals burgerservicenummer en het huisadres, ingevuld moeten worden. Alles wordt afgesloten met een digitale handtekening. Normaal kost het iemand aan de receptie zeker 10 minuten om al deze gast informatie handmatig in te vullen en die tijd wordt nu bespaard.

Om gasten de receptie volledig te kunnen laten overslaan, kan er ook een digitale kamersleutel of code voor de deur aan de check-in e-mail worden toegevoegd.

1. Het optimale moment voor een upsell

Niemand vind het leuk om gebombardeerd te worden met aanbiedingen als ze op hun bestemming aankomen. Daarbij is de kans ook groot dat niet al je medewerkers aan de front desk even goede verkoopvaardigheden hebben. Het is dus niet zo gek dat de online incheck hét moment is om te upsellen. Forbes heeft namelijk vastgesteld dat met name millennials niet graag overhaaste beslissingen nemen, maar liever de tijd nemen om alles te overwegen.

Maar hoe upsell je tijdens het online inchecken? Simpel, je kunt een geautomatiseerd menu activeren dat verschijnt op het online registratieformulier in je PMS waarmee gasten extra’s, ervaringen en kamerupgrades kunnen toevoegen voordat ze inchecken. Op deze manier kun je je omzet verhogen zonder daarvoor te veel moeite te doen.

2. De werkdruk balanceren

Veel hotels moeten sinds de pandemie dezelfde, zo niet betere, servicekwaliteit leveren met minder personeel. Als gevolg hiervan zijn hotels technologie gaan gebruiken om de communicatie met gasten te automatiseren en gasten meer opties voor zelfbediening te bieden.

Nu het self-check-in proces populair is onder reizigers, heb je meer tijd om je op je gasten te concentreren. En wanneer je personeel tijdens drukke periodes niet langer bezig is met het inchecken van gasten, kunnen zij zich richten op het begroeten van gasten, het geven van rondleidingen door het pand en het beantwoorden van eventuele vragen.

3. ID scanner

We hadden niet gedacht dat er iets efficiënter kon zijn dan online inchecken, maar nu kunnen gasten hun identiteitsdocumenten scannen met OCR-technologie die hun informatie automatisch in de juiste velden invult. Dit omvat paspoorten, rijbewijzen en andere identiteitsbewijzen.

In de toekomst hoeven hotels gasten misschien niet meer om legitimatie te vragen. Dit maakt alles handiger voor de gasten en helpt hotels veel tijd en geld te besparen.

4. Zelfbediening gemengd met personalisatie

De grote paradox. Millennials, de grootste generatie reizigers tussen 24 en 39, eisen oplossingen die gericht zijn op zelfbediening, maar hunkeren ook naar echte, authentieke en gepersonaliseerde ervaringen. Dit is waar online inchecken bij hotels zich leent als de perfecte middenweg tussen de twee sterke voorkeuren.

Het is een zelfbedieningsoplossing en hotelmanagers kunnen de menselijke factor toevoegen met gepersonaliseerde welkomstmails en gerichte upselllijsten.

5. Betere gastervaring

Het is geen geheim dat een geweldige gastervaring de sleutel tot succes is, en het bieden van een uitzonderlijke ervaring begint lang voordat gasten arriveren. Het aanbieden van online incheckservices is een trefzekere manier om aan de verwachtingen van gasten te voldoen en een flexibel bedrijf te behouden in een hypervolatiele branche.

Tot slot

Online inchecken is een van de meest gewilde functies in hotels. Het is handig, snel en, het beste van alles? Het kan op slimme manieren worden gebruikt om je inkomsten te verhogen. Als je interesse hebt om deze service aan je gasten aan te bieden, kun je eenvoudig een demo boeken bij een lokaal lid van ons team.